Holakracja – nowy sposób na zwinną firmę (cz. 4 z 6)

Cykl: Zwinna Firma
1 września 2014

6

Przekroczyliśmy półmetek w naszym holakracyjnym cyklu. Dzisiaj będzie o tym, czym są spotkania governance oraz do czego służą. Będzie też o roli facylitatora, od której, w dużym stopniu, zależy sukces wdrożenia holakracji w firmie. Pytaliście w mailach, czy holakracja jest gdzieś opisana? Tak, w konstytucji. Chociaż na początku długo nie chciałem na ten temat pisać. Dlaczego? O tym dowiecie się z dzisiejszego tekstu. Poczytności! 😉

Post scriptum

Jeżeli po cyklu moich artykułów wciąż będziecie odczuwać pewien niedosyt, związany z tematem holakracji, 24 września w Warszawie poprowadzę warsztat „Holakracja – nowy sposób na zwinną firmę”, na który was mocno zapraszam. Warsztat odbędzie się w ramach IV edycji konferencji „Agile w Biznesie”, organizowanej przez magazyn Computerworld. Tutaj możecie się zapisać.

Governance vs. Operacje

Holakracja bardzo czytelnie rozgranicza obszar governance i operacji. Ten pierwszy, dotyczy wszystkich działań związanych z zarządzaniem firmą. To tutaj, w pierwszej kolejności mieszczą się role i odpowiedzialności, które z nich wynikają. Obszar operacji z kolei jest miejscem, w którym realizujemy nasze codzienne projekty i, związane z nimi, aktywności (zadania).

Dzisiaj omówimy spotkania governacne.

Spotkania Governance

Celem tych spotkań jest nie tylko modyfikacja zakresu odpowiedzialności tej, czy innej roli, ale także podejmowanie wszelkich decyzji, związanych z codziennym funkcjonowaniem danego kręgu. Pamiętam, że kiedy pierwszy raz uczestniczyłem w tym spotkaniu uderzyła mnie poziom dyscypliny z jakim było prowadzone. W spotkaniu mogą uczestniczyć wszyscy członkowie kręgu. Prowadzi go wcześniej wybrany „Facylitator”. Na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że to nic trudnego. Jest dokładnie zdefiniowany proces i nic tylko go pilnować. Ale w praktyce… W moim przekonaniu jest to najtrudniejsza rola w tym systemie. Trzeba być naprawdę nieźle przygotowanym, żeby sobie z tym poradzić. Na początku, na spotkaniach governance włączają się nam wszystkie możliwe nawyki, których nauczyliśmy się podczas firmowych spotkań. A więc: przekrzykiwanie się pomysłami, gadulstwo, zgłaszanie pomysłów „z czapy”, które absolutnie nic nie wnoszą do sprawy, niesłuchanie i lekceważenie innych. Bo najgorszej jest oduczyć się nawyków, które jakoś tam wcześniej działały. Kiedy pierwszy raz uczestniczyłem w tego typu spotkaniach, zajęło mi trzy bite dni, żeby zacząć zamykać zgłaszane sprawy.

Spotkanie governance przebiega według kilku, wcześniej zdefiniowanych kroków. Na początku, każdy uczestników może przedstawić swoją propozycję. Załóżmy, że jesteście członkiem kręgu Scrum Masterów w firmie i, ponieważ Scrum się coraz bardziej rozwija, chcielibyście zgłosić pomysł zorganizowania cyklicznych retrospektyw na poziomie całego departamentu. Fajnie. Pomysł możecie zgłosić. Jeżeli coś jest niejasne, każdy może zadać pytanie. Wy odpowiadacie. W dalszej kolejności każdy może się jakoś ustosunkować do zgłoszonej przez was propozycji. Na tym etapie może się okazać, że po wysłuchaniu wszystkich „reakcji” stwierdzicie: „Nie. To był głupi pomysł. Cofam go”. Jeżeli jednak, rundka „reakcji” jeszcze bardziej utwierdzi was w przekonaniu, że to jest jedyna słuszna droga, dochodzi do jednej z ostatnich części tego spotkania, jaką jest zgłaszanie sprzeciwu. Każdy uczestnik może zgłosić swoje zastrzeżenia do proponowanego rozwiązania. Następnie facylitator musi sprawdzić, czy zgłoszone sprzeciwy są uzasadnione (wg listy reguł). Cały ten pomysł przypomina trochę salę sądową, którą znamy z amerykańskich filmów. Facylitator, niczym sędzia, stosując odpowiednie reguły gry, może dany sprzeciw uchylić lub podtrzymać. Jeżeli sprzeciw jest nieuzasadniony, następuje runda integracji, podczas której finalizujemy zgłoszoną propozycję.

Konstytucja – po co?

Cały proces prowadzenia spotkań governance jest dokładnie opisany w tzw. „konstytucji”. Jest to zbiór reguł gry, które obowiązują w holakracji. Celowo nie wspominałem wam o tym dokumencie wcześniej, bo nie chciałem was zniechęcić do tematu. Tak. Sam zrobiłem ten błąd na początku mojej przygody z tym tematem. Bo, kiedy po raz pierwszy usłyszałem o holakracji, pierwsze, co zrobiłem, to wszedłem na stronę holacracy.org i zacząłem przeglądać konstytucję. I to był duży błąd. Byłem tak zniesmaczony porcją wiedzy, którą otrzymałem, że chciałem dać sobie spokój z całą tą „holakracją”. Na szczęście tylko chciałem.

Konstytucja to niewielki dokument, który liczy 42 strony. Jest napisana koszmarnym, prawniczym językiem. Tekst konstytucji jest zupełnie nieprzyswajalny dla zwykłego czytelnika. Jest dużo gorszy niż raport techniczny CMMI. Ale nie jest aż tak źle. Autorzy dość sprytnie podzielili cały dokument na dwie części tak, że wersja dla prawników jest tylko po lewej stronie. Po prawej, znajdziecie to samo, tylko w wersji skróconej i bardziej dla ludzi.

Cały dokument możecie pobrać tutaj i sami się o tym przekonać.

Konstytucja Holokracji
Konstytucja Holakracji, wersja 4.0

Rola facylitatora

Konstytucja, jak wcześniej wspomniałem, jest zbiorem reguł gry. I tak powinniście ją traktować. Bardzo podobnie jest w sporcie. Zasady gry w piłkę nożną, opracowane przez International Football Association Board (IFAB) są jasno określone. Ale żaden z piłkarzy nie czyta tego dokumentu, przed swoim pierwszym meczem. Po prostu trzeba wejść na boisko i zacząć grać, metodą prób i błędów. Od dokładnych znajomości zasad jest sędzia. Dokładnie taką rolę w holakracji pełni facylitator. Jest arbitrem.

Rola facylitatora polega na bezwzględnym respektowaniu reguł ustalonego porządku spotkania. I to jest naprawdę duże wyzwanie. Pamiętam, kiedy po raz pierwszy facylitatowałem spotkania governance. Zazwyczaj mijało kilka dni, zanim ludzie oduczali się swoich „starych” zachowań. Na początku najczęściej było tak, że ktoś zgłaszał pomysł, a inni natychmiast chcieli go storpedować, coś dopowiedzieć, dopytać, wyrazić swoją opinię. Dzień jak co dzień, prawda? Jako facylitator, w każdym przypadku, brutalnie, musiałem przerywać, bo to nie był czas na dyskusję (ona jest w innym momencie). Trudność polega na tym, żeby zachować przy tym zimną twarz i nie dać ponieść się emocjom. A, uwierzcie mi, na początku, kiedy przeprowadzacie wdrożenie tej metody w firmie, wcale nie jest łatwo. Bardzo różna jest też reakcja uczestników spotkania. Bo na przykład ciągle im przerywacie i nie pozwalacie dojść do słowa. A wszystko w imię reguł, które wszyscy zobowiązali się stosować.

Facylitator musi też bardzo dobrze znać konstytucję. To jest wasza podstawowa „broń” podczas każdego spotkania. To w niej znajdują się argumenty, których wolno wam używać, żeby bronić całego procesu.

Ważne jest, żeby zrozumieć, że facylitator nie jest żadnym liderem spotkania. Nie wpływa na decyzje, nie nakierowuje uczestników, żeby były zgodne z jego osobistymi celami. Jest transparentny.

Działa?

Tak, to działa. Nie pisałbym na temat holakracji tylko dlatego, że jest to ciekawy temat, który warto poznać. Kiedy po raz pierwszy zacząłem stosować tę metodę, na początku miałem odczucia bardzo zbliżone do tych po lekturze konstytucji. Pierwszych kilka dni było najgorszych. Potem zobaczyłem, że jeżeli na serio oduczymy się pewnych nawyków, które przez lata wypracowaliśmy podczas firmowych spotkań, naprawdę dużo można zrobić. Takie podejście kształtuje współodpowiedzialność za rozwój organizacji, za prowadzone projekty; za zadania, które na co dzień realizujemy.

Holakracja nie jest jednak sztuką prowadzenia efektywnych spotkań. Nie chciałbym, żebyście tylko tyle zapamiętali z tego tematu. Holakracja to zupełnie nowy paradygmat zarządzania firmą. To nowy system operacyjny w organizacji. Taki, który angażuje każdego pracownika. Daje mu swobodę wyrażania swoich pomysłów i „napięć”.

***

To tyle w części czwartej. Następny, przedostatni odcinek ukaże się w środę. Zmierzymy się z tematem spotkań taktycznych. Do poczytania! 😉

Wszystkie odcinki cyklu: