Dlaczego uwielbiam zapisywać maile w Evernote? (I Ty też powinieneś!)

Cykl: Produktywność
5 listopada 2015

4

Używanie maila w Evernote, to kolejna – po znacznikach i wyszukiwaniu – funkcjonalność, która zrewolucjonizowała mój sposób korzystania z tego narzędzia.

Dzisiaj pokażę wam jak można z niej korzystać.

W momencie, kiedy zakładaliście sobie konto w Evernote, został wam przydzielony specjalny adres mailowy, na który możecie wysyłać dowolne wiadomości ze swojego programu pocztowego.

Załóżmy, że jakiś mail jest dla was szczególnie ważny i chcielibyście, żeby pojawił się jako notatka w jednym z waszych notatników w Evernote.

Jak to zrobić?

Wystarczy, że wyślecie swoją wiadomość (klikając w przycisk „Przekaż dalej) na adres, który przydzielił wam Evernote. Wiadomość automatycznie pojawi się jako notatka w Evernote i trafi od razu do waszego notatnika domyślnego.

Podam wam kilka sztuczek, które ułatwią wam przechodzenie przez ten proces.

Jak znaleźć swój adres email w Evernote?

Najprostszym sposobem jest wejść do ustawień waszego konta w Evernote i odszukać zakładkę „Podsumowanie konta” (pierwsza po lewej stronie od góry).

Tam, na samym dole, znajdziecie adres mailowy, który został wam przydzielony. Wszystkie adresy mailowe Evernote wyglądają podobnie i mają następujący format:

[username].12345@m.evernote.com

 

DOBRA RADA

Jak widzicie, adres mailowy Evernote nie wygląda przyjaźnie. 😉 Dlatego, czym prędzej, sugeruję wam utworzyć sobie w waszej książce adresowej nowy kontakt: „EVERNOTE”. Dzięki temu nie będziecie musieli za każdym razem tracić czasu na jego wpisywanie, nie mówiąc już o zapamiętywaniu.

Gdzie lądują maile wysyłane do Evernote?

To zależy od tego, gdzie je wyślecie.

Załóżmy, że, po prostu, wysyłacie swojego maila do Evernote. Wtedy trafia on bezpośrednio do waszego notatnika domyślnego, o czym już mówiłem.

Sprawdźcie sobie, który z waszych notatników jest notatnikiem domyślnym. Być może, ze względu na maile właśnie, będziecie chcieli sobie to zmienić.

@Notatnik

Jeżeli chcielibyście, żeby wasz email trafił do konkretnego notatnika (innego niż domyślny), wówczas wystarczy, że w temacie wiadomości wpiszecie nazwę tego notatnika i poprzedzicie ją znakiem „@”. Na przykład: @przepisy, @zdjęcia.

Gdyby okazało się, że nazwa notatnika, do którego chcecie wysłać swoją wiadomość składa się z dwóch wyrazów oddzielnych spacją (np. przepisy kuchenne), nie musicie jej brać w cudzysłów tak, jak robiliśmy to przy operatorach wyszukiwania. Tutaj ta zasada nie obowiązuje.

#Znacznik

Jeżeli chcecie, żeby wasz email został oznaczony odpowiednim znacznikiem, wystarczy, że w tytule wiadomości wpiszecie nazwę waszego znacznika i poprzedzicie ją znakiem „#”. Na przykład: #zdjęcia, #muzyka.

!Przypomiajka

To jest bardzo przydatna funkcjonalność. Żeby dodać przypominajkę do wiadomości, którą chcecie umieścić w Evernote, wystarczy, że zapiszecie datę przypomnienia tak, jak pokazuje to przykład poniżej.

!RRRR/MM/DD (np. !2015/12/6)

 
Pamiętajcie, żeby wykrzyknik był na początku, a nie na końcu waszego przypomnienia. Bo nie zadziała. 😉

Szablon widomości

Poniżej zamieszczam szablon wiadomości, który może wam się przydać przy wysyłaniu pierwszych maili do Evernote.

Temat wiadomości: [Tytuł notatki] ![RRRR/MM/DD] @[Nazwa notatnika] #[Nazwa znacznika]

 

Przykład:

Załóżmy, że otrzymaliście maila z fakturą, którą musicie zapłacić w określonym terminie. Przydałoby się wysłać ją do notatnika „Finanse” w Evernote, oznaczyć etykietą „do zapłaty” i ustawić przypominajkę na 9. Listopada, w poniedziałek.

Tak może wyglądać temat Twojej wiadomości:

Twoja faktura do zapłaty (numer faktury) !2015/11/9 @Finanse #do zapłaty

 

Przejrzyj tę listę uważnie, a zaoszczędzisz sporo czasu!

Na koniec, mam dla was listę moich najważniejszych lekcji, których nauczyłem się, stawiając pierwsze kroki z zapisywaniem maili w Evernote.

  1. Nie możecie wysłać wiadomości do notatnika lub przypisać jej określony znacznik, jeśli nie zostały one wcześniej utworzone w Evernote.
  2. Jeżeli zrobicie błąd przy wpisywaniu nazwy notatnika lub znacznika, mail dojdzie, ale „wyląduje” w notatniku domyślnym. Tam też powinniście zawsze szukać wiadomości, która nie znalazła się tam, gdzie powinna po wysyłce.
  3. Ważna jest kolejność w temacie waszej wiadomości. Nazwa notatnika, do którego chcecie wysłać wiadomość musi iść pierwsza, przed znacznikiem.
  4. Wysyłanie maili do Evernote nie zadziała poprawnie, jeżeli nazwa waszego notatnika zawiera znaczek „@” lub nazwa znacznika jest poprzedzona symbolem „#”.
  5. Darmowa wersja Evernote (Basic) pozwala wam na zapisanie tylko 5. maili dziennie. Malutko! Przy takim ograniczeniu, w żaden sposób nie będziecie mogli poczuć na czym polega frajda wysyłania maili do Evernote. Żeby było to możliwe, musicie „przesiąść się” na wersję Plus, która pozwoli wam na zapisanie aż 200 maili dziennie (podobnie zresztą jak wersja Premium). A warto! Wersja Plus kosztuje tylko 50 zł rocznie. I, oprócz możliwości zapisywania maili w Evernote, daje wam także więcej miejsca na przechowywanie notatek – 1 GB i parę innych smaczków.

Więcej na temat, dlaczego warto przesiąść się na Evernote Plus, polecam artykuł Przemka Pająka.

A jakie są Twoje lekcje, których nauczyłeś się zapisując maile w Evernote?

 

Poprzednie odcinki:

  • Odcinek 1 Jak skonfigurować Evernote w mniej niż 30 minut?
  • Odcinek 2 Jak organizuję swoje notatki w Evernote. Mój sekretny przepis.
  • Odcinek 3 Jak znaleźć to, czego się szuka w Evernote?