Jak organizuję swoje notatki w Evernote. Mój sekretny przepis.

Cykl: Produktywność
28 października 2015

9

W poprzednim odcinku wyjaśniłem wam kilka podstawowych pojęć, związanych z Evernote oraz pokazałem jak można skonfigurować to narzędzie w mniej niż 30 minut.

Dzisiaj zaczniemy kopać głębiej. 😉 Opowiem wam, jak wygląda mój system organizacji pracy w Evernote.

Na początku, zaczynałem chyba tak, jak większość z was. Z każdej przydatnej informacji tworzyłem notatki, podpinałem je do odpowiednich notatników, które później układałem w stosy.

Z czasem jednak, moich notatek, notatników i stosów było tak dużo, że nie byłem w stanie w tym gąszczu informacji się odnaleźć. Wyszukiwanie czegokolwiek zajmowało mi wieki.

W końcu, odkryłem „znaczniki” (ang. tag), które wywróciły cały mój system do góry nogami.

Dopiero stosowanie znaczników, tak naprawdę, pozwoliło mi korzystać z Evernote efektywnie.

Czym jest „znacznik”?

Znacznik, to taka elektroniczna etykieta, którą „przyklejacie” do swojej notatki. Najczęściej ma postać jednego lub dwuwyrazowego opisu.

Każda notatka może mieć kilka znaczników lub, równie dobrze, może nie mieć ich wcale. To wszystko zależy od tego, jak będziecie ich używać.

Do czego mogą przydać się znaczniki?

Wyobraźcie sobie, że chcecie skatalogować waszą domową kolekcję filmów DVD.

Najłatwiejszym sposobem, żeby to zrobić jest przyklejenie do każdego opakowania filmu małej samoprzylepnej etykiety z nazwą gatunku, który reprezentuje:

  • horror
  • thriller
  • komedia
  • sensacja
  • dramat
  • itd.

Ale, może się okazać, że taka klasyfikacja, was nie satysfakcjonuje. No, bo na przykład, chcielibyście, wśród filmów sensacyjnych, jakoś specjalnie wyróżnić kolekcję filmów z Bondem.

Co robicie? Do każdego filmu sensacyjnego, który ma już jedną etykietę „filmy sensacyjne”, doklejacie drugą o nazwie: „Bond”. W ten sposób, każdy film z Bondem ma dwie etykiety.

Dokładnie tak, jak samoprzylepne etykiety w waszej domowej kolekcji filmów, działają znaczniki w Evernote. Oznaczają pewną grupę notatek, powiązanych ze sobą jakimś wspólnym tematem.

Dlaczego stosowanie znaczników jest lepsze od używania wielu notatników?

Stosowanie notatników ma pewne ograniczenia.

Notatka może być „przypięta” tylko do jednego notatnika.

Takie podejście jest bardzo logiczne i bliskie temu, w jaki sposób, na co dzień funkcjonujemy, posługując się notatnikami „analogowymi” (fizycznymi).

Nikt z nas przecież nie trzyma jednej i tej samej notatki w kilku miejscach. Oczywiście, teoretycznie jest to możliwe. I gdyby ktoś się bardzo uparł, musiałby jedną i tę samą notatkę przepisać kilka razy i włożyć do odpowiedniego notatnika. Tylko po co?

Evernote nam na takie działanie nie pozwoli. Jeżeli byście bardzo chcieli, musicie zrobić to ręcznie.

Nie da się „zagnieżdżać” notatników.

Innymi słowy, nie da się „wsadzić” jednego notatnika do drugiego, i stworzyć w ten sposób wielopoziomową hierarchię notatników. Na przykład taką:

  • Przepisy kuchenne
    • Kuchnia włoska
      • Przepisy Nigelli Lawson
      • Moje przepisy z wakacji
      • Przepisy Olivera Jamie

Jeżeli czytaliście mój poprzedni wpis, to już wiecie, że jedyny możliwy sposób grupowania notatników jest ich układanie w stosy. Zauważcie, że takie rozwiązanie daje nam możliwość stworzenia pewnej hierarchii, ale tylko dwupoziomowej.

W praktyce, jest wiele takich sytuacji, że chcielibyśmy zejść przynajmniej o jeszcze jeden poziom w dół (tak jak z przepisami kuchennymi). A tu się nie da.

Na swoim koncie prywatnym możecie utworzyć tylko 250 notatników.

Dla niektórych z was, 250 notatników może być aż nadto. Ale, znam wiele osób, które zbliżyły się do tego limitu. Co jeżeli chcielibyście utworzyć więcej notatników?

Jedynym rozwiązaniem jest zainwestowanie w konto Evernote Business. Wtedy, możecie sobie utworzyć nie 250, a 10,000 notatników. Ale przecież, większość z was chce używać Evernote do organizacji pracy w swoim codziennym życiu. A do tego, konto Evernote Business, nie jest wam wcale potrzebne.

W czym drzemie siła znaczników?

Znaczniki nie posiadają żadnego z powyższych ograniczeń. Do jednej notatki możecie przypiąć aż 100 znaczników. Możecie układać je w wielopoziomową hierarchię.

Jeśli chodzi o ograniczenia systemowe, tutaj sytuacja wygląda dużo lepiej niż w przypadku notatników. Dopuszczalna liczba znaczników, które możecie utworzyć na swoim koncie wynosi 100,000.

Poza tym, warto jeszcze wspomnieć o jednej, istotnej rzeczy. Jak tylko zaczniecie konsekwentnie (!) pracować ze znacznikami, zobaczycie, że mechanizm ich stosowanie jest bliższy temu, jak myślimy i pracujemy z notatkami.

Ten system pracy jest po prostu bardziej naturalny, niż posługiwanie się ogromniastą liczbą notatników i grupowanie ich w najróżniejsze stosy.

Jak organizuję swoje notatki w Evernote. Mój sekretny przepis.

Perfekcję osiąga się nie wtedy, gdy nie można już nic więcej dodać, lecz wtedy, gdy nie ma czego odjąć.

Antoine de Saint-Exupery

To jest absolutnie genialny cytat i powinien być drogowskazem dla każdego, kto pracuje nad osobistą produktywnością. Chce ją usprawnić. Podnieść o jeden poziom wyżej.

Im więcej pracuję z Evernote’m, tym bardziej jestem o tym przekonany. Każdy dobry system organizacji pracy powinien być maksymalnie prosty.

Kiedy zaczynałem swoją przygodę z Evernote, moja liczba notatników zbliżała się do setki. Teraz, mam ich tylko trzy.

Wszystko powinno być uczynione tak prostym jak to tylko możliwe, lecz nie prostszym.

Albert Einstein

1. Mam tylko trzy notatniki

Na co dzień, pracuję tylko z trzema notatnikami.

trzy notatniki_produktywność_evernote_mariuszchrapko_organizacja

  • INBOX. Tutaj wpada każda moja notatka, do której nie przypiąłem jeszcze żadnego znacznika. Inbox jest więc moim notatnikiem domyślnym. Każda nowo utworzona notatka, bez etykiety, trafia najpierw właśnie tutaj. Raz w tygodniu, zwykle w piątek, robię w moim Inboxi’e porządki. Przeglądam wszystkie notatki, oznaczam je, niepotrzebne usuwam. To jest bardzo ważna praktyka. W przeciwnym wypadku, wasz system bardzo szybko się „zapcha”. Musicie pamiętać o regularnych przeglądach notatek. Ja, najczęściej przerabiam 50-60 notatek tygodniowo.

  • SEGREGATOR. Wszystkie notatki z Inbox’a, zaraz po przeglądzie, trafiają do Segregatora albo lądują w koszu. Czasem jest też tak, że nie czekam do piątku i już w trakcie tworzenia notatki przypinam do niej odpowiedni znacznik. Wtedy omijam Inbox i tworzę notatkę od razu w Segregatorze.

  • KOSZ. Notatki, o których wiem, że prawdopodobnie nigdy z nich nie skorzystam, trafiają od razu do kosza. Leżą tam zwykle przez miesiąc. Potem znikają na zawsze.

2. Zamiast notatników, używam znaczników

Wszystkie znaczniki, których używam podzieliłem sobie na trzy główne kategorie.

Kategorie, to nic innego jak kolekcje znaczników, powiązanych ze sobą określonym tematem. W tym sensie, pełnią podobną funkcję, jak stosy w przypadku notatników.

Kategorie wprowadziłem tylko po to, żeby wprowadzić odpowiedni porządek do mojej listy znaczników. Nie używam kategorii do oznaczania notatek.

trzy kategorie znacznikówi_produktywność_evernote_notatki

Sztuczka, która pozwoli wam poukładać znaczniki w odpowiedniej kolejności

Zauważcie, że każdy zbiór „etykiet” w mojej kolekcji jest poprzedzony jakimś dziwnym znaczkiem. W przypadku kategorii jest to znak kropki („.”) albo dolara („$”).

To jest pewna sztuczka, która pozwoli wam poukładać znaczniki w odpowiedniej kolejności.

Na przykład, jeżeli chcielibyście, żeby jakiś znacznik znalazł się na początku waszej listy – wystarczy postawić przed nim znak „!” i Evernote natychmiast umieści go na początku kolejki.

Poniżej zamieszczam listę wszystkich symboli, których możecie używać do „wymuszania” odpowiedniego porządku wśród waszych etykiet.

Na razie jednak, nie zaprzątajcie sobie nimi zbytnio głowy. Kolejność znaczników, zawsze można później zmieniać.

  • ! – wykrzynik
  • # – hash
  • $ – symbol dolara
  • % – symbol procentu
  • & – symbol tzw. „etka”
  • * – gwiazdka
  • @ – symbol „at” (sortuje znaczniki, zaczynające się od numerów)
  • ^ – daszek (sortuje wszystkie znaczniki, zaczynające się od numerów)

A do czego używam kropek?

Znak kropki („.”), to kolejna sztuczka, która z kolei bardzo ułatwi wam wyszukiwanie i przypisywanie odpowiednich znaczników do notatek.

Wystarczy, że z listy waszych znaczników wybierzecie te, które najczęściej stosujcie i postawcie przed nimi znak „.”.

Teraz, kiedy będziecie chcieli oznaczyć jakąś notatkę, wystarczy, że w polu znaczników wpiszecie znak („.”), a Evernote od razu wyświetli wam listę wszystkich waszych znaczników z kropką na początku. Wygodne, prawda?

wyszukiwanie_produktywność_evernote_notatki

Zauważcie jednak, że znak kropki („.”), postawiony przed znacznikiem, nie wymusza odpowiedniego porządku znacznika na liście. Do tego są symbole, o których wspomniałem wcześniej.

3. Stosuję nie więcej, niż trzy poziomy „zagnieżdżenia” znaczników

Jak już wcześniej powiedziałem, znaczniki mogą być dowolnie „zagnieżdżane”.

Wystarczy, że przeciągniecie odpowiedni znacznik i upuścicie go w miejscu znacznika, który ma pełnić rolę nadrzędną i wasz znacznik będzie miał „rodzica”. 😉

Poniżej zamieszczam listę znaczników i zagnieżdżeń, które stosuję:

lista znaczników_produktywność_evernote_notatki

Jak widzicie, używam maksymalnie trzech poziomów zagnieżdżenia. Kiedyś używałem ich dużo więcej, ale z czasem, zacząłem wszystko upraszczać.

Pierwsza kategoria „.co” zawiera notatki, które mają dla mnie największe znacznie. To tutaj przechowuję wszystkie pomysły na nowe treści na blogu, wpisy na facebook’u, tematy kolejnych audycji i namiary na osoby, które chciałbym zaprosić do wywiadu. Wszystkie te informacje „ubieram” w notatki.

W przypadku notatek, dotyczących treści publikowanych na blogu, czy materiałów do podcastu, stosuję dodatkowo rozszerzenia, które pokazują jak wygląda przepływ (ang. workflow) mojej pracy z notatkami.

Na przykład notatki, w których przechowuję informacje, dotyczące wywiadów radiowych mogą mieć trzy możliwe rozszerzenia:

  • .podcast-wywiady – lista osób, które chciałbym zaprosić do audycji i przeprowadzić z nimi wywiad
  • .podcast-wysłane – osoby, którym wysłałem zaproszenie do wzięcia udziału w podcastcie
  • .podcast–zaplanowane – osoby, z którymi umówiłem się na nagranie

Kategoria „.kiedy” dotyczy tylko i wyłącznie spotkań i wywiadów, które przeprowadzam w moim podcastcie. Tutaj używam dwóch prostych znaczników:

  • .przeszłe – spotkania lub wywiady, które się odbyły i chciałbym je mieć w w archiwum oraz
  • .przyszłe – spotkania lub wywiady, które mam zaplanowane.

Ostatnia grupa znaczników „$różne” zawiera tzw. znaczniki operacyjne. Wykorzystuję je do etykietowania notatek, które ułatwiają mi codzienną pracę. Tu trzymam takie znaczniki jak: checklisty, szablony, poradniki, przewodniki – wszystko, co w jakikolwiek sposób pomaga mi odciążyć mózg, czy też przyspieszyć lub zautomatyzować pracę.

Ostatni znacznik w tej kategorii to ^pocket. Jego nazwa wcale nie jest przypadkowa i brzmi dokładnie tak samo jak popularna aplikacja, dzięki której możecie sobie zapisać różne ciekawe artykuły z sieci na później. I przeczytać je, gdy będziecie mieli trochę więcej czasu.

Dokładnie taką samą funkcję pełni mój znacznik „^pocket”. Aplikacji Pocket, mimo, że jest naprawdę fajna, przestałem w ogóle używać. Wszystkie ciekawe artykuły, które chcę kiedyś przeczytać, wrzucam od razu do Evernote za pomocą maila. Ale o tym, opowiem wam już w kolejnych odcinkach cyklu.

Opracuj SWÓJ system i ciągle go udoskonalaj

Być może cię rozczaruję, ale nie ma jednego, dobrego, uniwersalnego systemu stosowania znaczników w Evernote.

Moje podejście do Evernote’a zmieniało się kilka razy. Aż w końcu poczułem, że działa i faktycznie pomaga mi żyć bardziej produktywnie.

Żeby wam trochę ułatwić stawianie pierwszych kroków ze znacznikami, przygotowałem dla was małą ściągę, która pomoże wam zacząć.

***

W kolejnym odcinku pokażę wam, jak sobie poradzić z szybkim wyszukiwania notatek. To będzie prawdziwy test tego, czy wasz system działa.

Poprzedni odcinek:

  • Odcinek 1 Jak skonfigurować Evernote w mniej niż 30 minut?