Jak skonfigurować Evernote w mniej niż 30 minut?

Cykl: Produktywność
22 października 2015

8

Od dzisiaj, przez kilka następnych dni, na moim blogu będą się pojawiały wpisy, w których, krok po kroku pokażę wam jak wykorzystuję narzędzie Evernote do organizacji swojej codziennej pracy.

Mówię o tym zawsze. Evernote, to mój elektroniczny mózg, który jest ze mną wszędzie! 😉 Bez niego nie byłoby mojego bloga i podcastów.

Co robi Evernote? Zbiera i segreguje wszystkie możliwe notatki. Przypomina ogromniastą szufladę, do której możecie wrzucać i przechowywać wszystkie swoje „znaleziska”.

Notatki mogą być bardzo różne – na przykład fragment tekstu, PDF, zdjęcie, plik audio, czy jakakolwiek kombinacja tych elementów.

Największą zaletą Evernote’a jest to, że, bez względu na to, z jakiego urządzenia korzystam (laptop, smartfon, tablet), wszędzie mam dostęp do tych samych notatek.

Ale, musicie wiedzieć, że nie zawsze byłem wielkim fanem tego narzędzia. Na początku się nawet na niego obraziłem. I zajęło mi trochę czasu, zanim ponownie zacząłem z niego korzystać. Dokładnie rok.

Ale po kolei.

Dlaczego nie lubiłem Evernote?

Pierwszy raz aplikację Evernote zainstalowałem na swoim komputerze blisko dwa lata temu. Od razu, namiętnie zacząłem tworzyć różnego rodzaju notatniki, układać je w tematy, gromadzić przepastne zbiory najróżniejszych notatek.

Jak się pewnie domyślacie, bardzo szybko, moja evernote’owa szuflada zaczęła pękać w szwach i powoli przestawałem ją ogarniać. Najbardziej frustrowało mnie jednak to, że jak chciałem w niej coś znaleźć, to zajmowało mi to strasznie dużo czasu.

Miałem więc bardzo wypasiony „kombajn” do zbierania notatek, z którego nie mogłem w pełni korzystać.

W końcu, najzwyczajniej w świecie, dałem sobie spokój. Evernote poszedł w odstawkę.

Powrót do sprawdzonych metod

Wróciłem do „starych”, sprawdzonych metod robienia notatek. Na nowo zacząłem używać notesu, kolorowych samoprzylepnych karteczek i dyktafonu w telefonie.

Ale, jak się okazało, nie na długo. Z moim nowym „starym” systemem, też nie dawałem sobie rady. Część notatek robiłem w papierowym zeszycie, inne trafiały do notatnika w telefonie, a jeszcze inne rejestrowałem w dyktafonie.

Bardzo lubiłem też kolorowe karteczki samoprzylepne. Namiętnie oblepiałem nimi całe biurko, zeszyt, no i ściany, oczywiście. Szkoda, że nie widzieliście, jak wtedy wyglądał mój pokój. Ekolodzy mieliby w tej kwestii pewnie dużo do powiedzenia. 😉

Ale, przyszedł w końcu TEN dzień, że stało się dla mnie jasne, że tak dłużej się nie da. Muszę coś z tym zrobić, bo inaczej zwariuję.

Wtedy dotarło do mnie, że wszystkie moje problemy biorą się stąd, że nie mam dobrego systemu organizacji pracy. I miałem rację.

Pamiętam, że bardzo intensywnie zacząłem pracować nad swoją osobistą produktywnością. Przeczytałem nawet kilka mądrych książek na ten temat, w tym książkę Davida Allena Getting Things Done. Dzięki niej zrozumiałem jedną prostą rzecz:

Możesz mieć super wypasione narzędzie do zarządzania produktywnością., Wszystko na nic, jeżeli nie masz dobrego systemu organizacji pracy.

Dokładnie tak było w moim przypadku. Na tym wyłożyłem się z Evernote’m. Myślałem, że jak będę mieć wypasione narzędzie, to reszta sama się zrobi. Guzik prawda. Nie zrobi się.

(Nie zrobiła się)

Dzisiaj, Evernote jest jednym z moich kluczowych narzędzi, bez których nie wyobrażam sobie swojej codziennej pracy.

Mam nadzieję, że stanie się również waszym.

O czym będzie w tym cyklu?

Na pewno, nie będę opisywał krok po kroku, jak korzystać z aplikacji Evernote, bo to możecie sobie przeczytać w przewodniku.

Pokażę wam natomiast kilka prostych sztuczek, które pozwolą wam wyciągnąć z tej aplikacji jak najwięcej i pracować bardziej efektywnie.

Jak skonfigurować Evernote w mniej niż 30 minut?

Zaczniemy od rzeczy zupełnie błahej – instalacji. Tak, wiem. Część z was pewnie marszczy teraz brwi. Ale będę nieugięty 😉

Wiem, że wśród was są osoby, które z Evernote’m nie miały w ogóle do czynienia. I takie informacje mogą im się przydać.

No, to już. Poniżej przedstawiam 5 prostych kroków, które pozwolą wam uporać się z konfiguracją tego narzędzia w mniej niż pół godziny.

Powodzenia! 😉

Krok 1

Wejdź na oficjalną stronę aplikacji Evernote i załóż sobie konto. Następnie pobierz i zainstaluj darmową (BASIC wersję aplikacji Evernote na swoim komputerze. Oprócz wersji darmowej są dwie wersje płatne Evernote’a: Plus i Premium. Nimi na razie, nie musisz zaprzątać sobie głowy. Na początek wersja Basic w zupełności ci wystarczy. Na wydawanie kasy zawsze jest czas.

Krok 2

Jeżeli z sukcesem udało ci się zainstalować Evernote na swoim komputerze, powtórz tę operację na wszystkich dodatkowych urządzeniach, z których na co dzień korzystasz – telefon, tablet, laptop. W ten sposób, będziesz miał wszystkie swoje notatki „pod ręką”.

Krok 3

Uruchom aplikację Evernote na każdym urządzeniu, do którego ją przed chwilą dodałeś i zaloguj się na swoje konto. Wystarczy, że zrobisz to tylko raz. Później Evernote będzie cię już pamiętał.

Krok 4

Otwórz aplikację Evernote na swoim komputerze lub laptopie i przygotuj swój pierwszy „rozruchowy” zestaw notatników.

Czym jest notatnik?

To taka wielka szuflada z notatkami. Takich „szuflad” możesz mieć w Evernote bardzo dużo. Aplikacja pozwala na stworzenie aż 250 notatników i 100.000 notatek. Całkiem sporo, prawda?

Dlatego, powtórzę to jeszcze raz. Bez dobrego systemu organizacji pracy, można się w tym wszystkim nieźle pogubić.

Jak stworzyć nowy notatnik?

Jeden na pewno już masz. Evernote stworzył go za ciebie. Nazywa się dokładnie tak, jak [twoja nazwa użytkownika] (np. „Notatnik użytkownika: Mariusz Chrapko”].

Żeby stworzyć nowy notatnik, wejdź do zakładki „Plik” i wybierz „Nowy notatnik”. Teraz musisz jeszcze zdecydować, jaki rodzaj notatnika chcesz mieć. Bo są dwa.;)

Lokalny, czy zsynchronizowany?

Evernote umożliwia nam przechowywanie notatek w dwóch typach notatników: „lokalnym” i „zsynchronizowanym”. Czym się różnią?

  • Notatnik „lokalny” oznacza, że możecie z niego korzystać tylko na swoim lokalnym komputerze, czyli tam, gdzie notatnik ten został faktycznie stworzony. Ale to także oznacza, że nie będziecie mieli do niego dostępu w Evernote Web(online) oraz na żadnym innym komputerze, czy urządzeniach, z których aktualnie korzystacie (telefon, tablet, laptop, inne komputery).

Są sytuacje, w których stworzenie takiego notatnika ma sens. Na przykład, jeżeli chcielibyście w Evernote przechowywać różnego rodzaju informacje „poufne” – finansowe, medyczne, dane osobowe. Wtedy notatnik lokalny może się przydać. Pamiętajcie, że do notatników lokalnych możecie się dostać tylko wtedy, jeżeli macie fizyczny dostęp do komputera, na którym je stworzyliście.

Notatnik lokalny możecie też stworzyć tylko na komputerze lub laptopie. Nie jest to możliwe na telefonie czy tablecie.

Drugi typ notatnika, z którego będziecie korzystać najczęściej, to notatnik „zsynchronizowany”.

  • Notatnik „zsynchronizowany” oznacza, że możecie z niego korzystać na dowolnym urządzeniu, które ma zainstalowaną aplikację Evernote (komputer stacjonarny, laptop, telefon, tablet). Innymi słowy, każdy nowo utworzony notatnik, dzięki opcji synchronizacji, automatycznie pojawia się w Evernote Web i w każdym dodatkowym urządzeniu z którego korzystacie.

I to jest absolutnie genialne.

Gdybym miał wymienić tylko jedną rzecz, dzięki której warto korzystać z Evernote, wskazałbym właśnie na możliwość synchronizacji notatek i notatników pomiędzy urządzeniami.

To, tak naprawdę, jest flagowa funkcjonalność tej aplikacji.

To jest też powód, dla którego w ogóle nie korzystam z notatników lokalnych. Bo chcę mieć dostęp do wszystkich swoich notatek zawsze i wszędzie. A dzięki notatnikom zsynchronizowanym jest to jak najbardziej możliwe.

Czym jest „notatnik domyślny”?

Aj… zapomniałbym wspomnieć o jeszcze jednej ważnej rzeczy… – „notatniku domyślnym”.

To bardzo wygodna funkcjonalność. Każda nowa notatka, którą stworzycie w Evernote domyślnie trafia właśnie do tego notatnika.

Wyobraźcie sobie, że jesteście na wytwornej kolacji u znajomych. Pijecie naprawdę dobre wino, które chcielibyście mieć także w swojej domowej kolekcji. Jakiś Gewürztraminer… czy coś. Jest tak dobre, że po prostu, musicie go mieć.

Bierzecie do łapki telefon, i cyk – zdjęcie w formie notatki ląduje w Evernote. A gdzie konkretnie? Trafia właśnie do domyślnej szuflady. Do tego służy właśnie notatnik domyślny. Opowiem o nim trochę więcej w kolejnym odcinku tej serii.

Notatnik domyślny jest bardzo przydatny, bo jest wiele takich sytuacji, że musimy coś zanotować „na szybko” i nie mamy akurat czasu na zastanawianie się, do jakiej konkretnie szuflady powinno to „coś” trafić. Trafia więc do szuflady domyślnej.

I jeszcze krok piąty, ostatni.

Krok 5

Zakładam, że udało ci się stworzyć notatniki i mniej więcej wiesz z czym to się je. Świetnie! W ostatnim kroku, chciałbym cię poprosić, żebyś spróbował je jakoś pogrupować. Znaleźć coś co je łączy, jakiś wspólny temat. Do tego służy tzw. „stos”.

Stos, to nic innego jak pewnego rodzaju etykieta, którą przyklejamy do kilku notatników na raz, żeby łatwiej nam było nimi zarządzać.

Załóżmy, że wykorzystujecie Evernote do zbierania różnych przepisów kulinarnych. Zakładacie notatnik, w którym jest kuchnia włoska. W jeszcze innym kuchnia hiszpańska, polska, indyjska…

Fajnie by było nad tym jakoś zapanować. Najłatwiej jest wrzucić wszystkie notatniki z różnymi kuchniami świata do jednego stosu – „przepisy kulinarne”. I mamy porządek.

Stosem może być także konkretny projekt, który realizujesz. Albo nazwa klienta. Możliwości jest sporo. Ważne w tym wszystkim jest to, że „stos” służy nam do grupowania notatników, które dotyczą jakiegoś wspólnego tematu.

Jak stworzyć stos?

Wystarczy wybrać notatniki na bocznym panelu nawigacyjnym i przeciągnąć notatnik na inny notatnik.

Nowy stos, który zawiera obydwa notatniki utworzy się automatycznie.

Jeżeli chcielibyście do stosu dodać inne swoje notatniki, wystarczy je przeciągnąć.

Hooray! Macie już „worek”, do którego możecie do woli wrzucać, powiązane ze sobą, określonym tematem notatniki.

***

To tyle na dzisiaj. W kolejnym odcinku, opowiem wam o „znacznikach”, wokół których wszystko się kręci w moim systemie organizacji pracy w Evernote.

Ten temat na zawsze zmieni wasz podejście do tego narzędzia.

A Ty, jakie masz doświadczenia w pracy z Evernote?