Kiedy warto odwlekać i nie mieć wyrzutów sumienia?

Cykl: Produktywność
24 listopada 2015

8

Odwlekanie to temat, który bardzo często pojawia się przy okazji mówienia o osobistej produktywności. Jest nawet takie bardzo „brzydkie” słowo na określenie tego zjawiska – prokrastrynacja (od ang. procrastrinate), czyli odwlekanie.

Czym jest prokrastrynacja?

Prokrastrynacja jest wtedy, kiedy powinniśmy coś zrobić, ale z różnych powodów nie robimy tego. Odwlekamy realizację tego, czy innego zadania na wieczne nigdy. Dlaczego?

  • Bo nam się nie chce?
  • Bo się boimy, że nie damy radę?
  • Bo chcemy zjeść „słonia” w całości?
  • Bo do końca nie wiemy, co mamy zrobić?

Powodów jest wiele.

Prokrastrynacja to przekładanie pewnych czynności na później, chociaż wiemy, że powinniśmy i możemy je zrobić tu i teraz.

W moim przypadku dzięki prokrastrynacji, od czasu do czasu, mam na przykład świetnie wysprzątane mieszkanie. Bo jest czwartek, powinienem napisać jakiś tekst na bloga, a tu łapię się na tym, że wyciągam z szafy odkurzacz i zaczynam odkurzać. 🙂

Prokrastrynacja = patologia?

Prokrastrynacja jest w pewnym sensie zjawiskiem patologicznym. Bo, wcześniej czy później, i tak musimy tę odkładaną rzecz zrobić. Nie ma znaczenia jak długo będziemy zwlekać z jej realizacją. Kiedyś i tak musimy zapłacić rachunki, przygotować dokumenty itp.

Nie powinniśmy odwlekać. Czy na pewno?

Dzisiaj chciałem wam pokazać, że odwlekanie nie zawsze jest złe. I czasem wręcz opłaca się prokrastrynować i można dzięki temu dużo zyskać.

Dziadek i lekcje zarządzania

Pamiętam, że jak byłem w podstawówce, regularnie jeździłem z dziadkiem na ryby. Regularnie, co niedziela, wstawaliśmy o czwartej rano, pakowali wędki, wsiadaliśmy na rowery, żeby o piątej być już na łowisku. Wracaliśmy koło południa.

Na początku, trochę się wkurzałem na dziadka.

– Dlaczego musimy tak wcześnie wstawać? – pytałem oburzony. – Czemu nie pojedziemy na przykład o jedenastej? Można by się przynajmniej dobrze wyspać.

– Bo w południe ryby nie biorą – odpowiadał z niemałą irytacją w głosie dziadek. Dla niego, podobnie jak dla każdego innego wędkarza, było jasne. W wędkowaniu liczy się właściwe wyczucie czasu. Możecie przesiedzieć cały dzień na rybach i nie mieć nic w siatce.

To była bardzo dobra lekcja produktywności.

Odpowiednie wyczucie czasu jest bardzo ważne. Bo ryby biorą tylko rano lub wieczorem.

Robimy rzeczy w niewłaściwym czasie

Podobnie jest z zarządzaniem. Tutaj, odpowiednie wyczucie czasu jest również bardzo ważne.

  • Raczej nie sprzedajecie mieszkania, gdy ceny nieruchomości są niskie
  • Raczej nie startujecie z nowym biznesem, gdy rodzi wam się dziecko
  • Raczej nie reklamujecie nowej linii strojów kąpielowych w okresie Świąt Bożego Narodzenia

Raczej nie. Bo odpowiednie wyrzucie czasu ma znacznie.

Zadaj sobie to pytanie i wydrukuj TEN motywator?

Co robicie, kiedy macie za dużo na głowie i nie ogarniacie? Kiedy robota was przytłacza? Kiedy pojawia się nowe, kolejne pilne i ważne zadanie, które musicie zrobić?

Każdy z nas robi to samo. Zastanawia się: „czy ta kolejna rzecz może poczekać?

Zachęcam was, żebyście zadawali sobie to pytanie nie tylko wtedy, kiedy ogrom pracy was przerasta. Ale także wtedy, kiedy realizujecie kolejne zadanie na waszej liście.

Czy to zadanie może poczekać? Zdziwicie się jak wiele zadań nie od razu trzeba realizować.

Przygotowałem dla was ten motywator. Powieście go sobie przy biurku. Tak, żeby był zawsze pod ręką. Za każdym razem, kiedy będziecie zabierać się za zrobienie kolejnej rzeczy na waszej liście, zadajcie sobie pytanie: „CZY TO MOŻE POCZEKAĆ?”

Jeżeli odpowiedź jest twierdząca, wtedy bez żadnych wyrzutów sumienia możecie prokrastrynować. Bo, jeżeli świadomie odwlekacie zrobienie czegoś, bo nie nadszedł jeszcze TEN właściwy moment, nie ma w tym nic złego. Wtedy, to nie jest prokrastrynacja, tylko CIERPLIWOŚĆ.

Dlaczego świadome odwlekanie jest dobre?

Odpowiedź jest krótka: bo, nie wiemy co będzie jutro. Żyjemy w bardzo dynamicznym świecie. Rzeczywistość, która nas otacza zmienia się w zawrotnym tempie. Każdego dnia doświadczamy wydarzeń, których nie zawsze jesteśmy w stanie przewidzieć.

Nassim Taleb, filozof i teoretyk rynku nazywa takie zmiany „Czarnymi Łabędziami”.

„Czarny Łabędź”, to zdarzenie, które wykracza poza horyzont naszych oczekiwań. Nic nie wskazuje na to, że może się wydarzyć.

odwlekanie-produktywność-mariuszchrapko
Jeżeli odwlekacie celowo, jest szansa, że unikniecie dodatkowych kosztów, spowodowanych właśnie takimi nieprzewidzianymi wydarzeniami.

Na początku, kiedy zaczynałem prowadzić szkolenia zawsze robiłem tak, że przed szkoleniem prosiłem klienta o podesłanie listy uczestników po to, żebym mógł sobie wcześniej przygotować i wydrukować certyfikaty.

W ten sposób, po szkoleniu, każdy miał certyfikat w ręku. I fajnie to wyglądało w teorii. Bo w praktyce, jak przyjeżdżałem na miejsce, okazywało się, że ktoś przyszedł za kogoś lub jakiejś osoby w ogóle nie było. Musiałem jeszcze raz wszystko drukować, wysyłać – ponosiłem koszt „niespodziewanej zmiany”. Może nie duży, ale zawsze koszt. Teraz robię to zawsze po szkoleniu, kiedy już jest pewne, że nic się nie zmieni.

Zauważcie na przykład, że firmy i ludzie biznesu nigdy nie płacą rachunków przed upływem terminu ważności. Płacą albo na czas albo po czasie. Wiem, coś o tym, bo moje faktury nigdy nie zostały zapłacone wcześniej niż przewiduje data terminu płatności, a nierzadko i później. 😉

Ale rozumiem to. Bo każdy rachunek zapłacony wcześniej, to stracona szansa na obrót pieniędzmi w tym czasie. W ten sposób firmy eliminują ryzyko dodatkowych kosztów „nieprzewidzianej zmiany”.

Jakie zadania możemy świadomie odwlekać?

Poniżej zamieszczam listę przykładowych aktywności, które warto odwlekać:

  • Płacenie rachunków i podatków. O tym już mówiłem.
  • Wyolbrzymione problemy. Jeżeli jesteście liderami, ludzie przychodzą do was z różnymi problemami. Wiele z tych problemów, mimo, że mają one dla ludzi ogromne znaczenie, są mocno wyolbrzymione, czasem wręcz wyssane z palca. Jako liderzy musicie nauczyć się je rozpoznawać i umiejętnie odwlekać ich adresowanie w czasie. Czy dany problem faktycznie jest problemem, czy nie? Czy potrzebuje natychmiastowej reakcji, czy nie? Perspektywa lidera jest zawsze szersza. Musicie ogarniać szerszy kontekst po prostu.
  • Wydawanie dużych pieniędzy. Na przykład na zakup mieszkania, czy nowego samochodu. Tego typu decyzje są bardzo mocno narażone na koszty „nieprzewidzianej” zmiany. Mój znajomy kupował nowy samochód z salonu. Był tak napalony na nowe auto, że kupił go prawie po dwóch wizytach, tylko w jednym salonie. Auto kupił w czerwcu, a w lipcu wszedł już nowy model. Do dzisiaj pluje sobie w brodę, że nie poczekał.

Batching bardzo pomaga

Bardzo dużym przyjacielem, świadomego odwlekania jest praktyka, którą obiegowo określa się jako „batching”. Po polsku można by powiedzieć, że to takie pudełkowanie zadań, które są ze sobą jakoś powiązane.

Termin „batching” pochodzi ze świata produkcji – „batch production”. „Batching” oznacza, że jeżeli produkujecie jakieś rzeczy masowo, jest to tańsze, niż gdybyście każdą z tych rzeczy wytwarzali pojedynczo.

Pomyślcie na przykład o samochodach. Zawsze jest taniej wyprodukować samochód, który ma swoją gotową linię produkcyjną, niż na przykład Roll Royce’a, gdzie każda sztuka takiego samochodu jest robiona ręcznie.

Podobnie jest z produkcją śrubek, guzików, czy wielu innych rzeczy.

U mnie „batching” polega między innymi na tym, że na przykład:

  • Sprawdzam i odpisuję na maile tylko dwa razy dziennie, zamiast reagować na bieżąco.
  • Podobnie jest z telefonami. Kiedy w ciągu dnia mam kilka telefonów do wykonania, zawsze staram się je zgrupować i wykonać w określonym czasie, w określonym okienku, które sobie wcześniej wyznaczam. Nie ma nic bardziej frustrującego, niż odrywanie się na przykład co godzinę od roboty, żeby zadzwonić.
  • Inny przykład, to wycieczki na pocztę. Nie biegam z każdym rachunkiem, certyfikatem, czy książką do wysłania, tylko robię to jak już mi się coś uzbiera w „pudełku”.

Żyjemy w kulturze nanosekundy

Współczesny świat pędzi jak zwariowany. Jesteśmy przyzwyczajeni, że mamy wszystko od razu, tu i teraz, na wyciągnięcie ręki. Na nic nie musimy czekać. Dobra nigdy nie były dla nas tak bardzo dostępne jak dzisiaj.

Kilka dni temu brałem udział w pierwszej w Polsce konferencji podcasterów Polcaster.pl i zastanawialiśmy się nad definicją tego, czym jest podcast. Z sali padały różne głosy. Ktoś powiedział, że to takie „radio-na-żądanie”.

To określenie bardzo dobrze opisuje zjawisko, o którym mowię. Chcemy mieć wszystko „na–żądanie”. Dostępne tu i teraz. Zawsze i wszędzie.

Żyjemy w kulturze nanosekundy.

Ponieważ nie lubimy czekać, także wszystkie codzienne zadania chcemy realizować jak najszybciej. W efekcie, robimy wszystko na raz, co prowadzi nas do złej wielozadaniowości. Dzieje się tak, bo nie lubimy czekać. Bo czekanie boli.

A tymczasem, w wielu wypadkach, świadome odwlekanie, może być dużo lepsze niż pośpiech.

O tym bardzo mało się mówi przy okazji proktrastrynacji. Zazwyczaj skupiamy się na leczeniu tej choroby. Robimy wszystko, żeby jak najszybciej odhaczać nasze zadania na liście.

A tymczasem, nie zawsze warto.

O święta cierpliwości!

A Ty odwlekasz świadomie, czy nieświadomie?