Jak zmienić nawyk w 30 dni, czyli o tym jak sprawdzam maile 2 razy dziennie

Cykl: Produktywność
21 października 2014

6

Wystarczy tylko 3 sekundy, żeby nas zdekoncentrować. Może to być telefon, E-mail, wiadomość z fejsbuka lub twittera, kolega, który zada nam krótkie pytanie. Niesamowite. Tylko 3 sekundy, żeby stać się mniej produktywnym… Tak przynajmniej pokazują wyniki badań, przeprowadzonych na grupie studentów w Michigan State University. O szczegółach eksperymentu możecie przeczytać w artykule Melissy Dahl, który ukazał się w New York Magazine.

Tylko 3 sekundy, żeby nasz umysł został wybity ze stanu skupienia… Dzisiaj chciałem podzielić się z Wami, jak ta informacja wpłynęła na moje życie i moją osobistą produktywność.

Dokładnie wczoraj minęło cztery tygodnie odkąd z uporem maniaka i entuzjazmem sięgającym księżyca konsekwentnie zacząłem wdrażać mój osobisty plan zwiększenia codziennej produktywności. Ale zacznijmy od początku.

W marcu 2013 roku brałem udział w szkoleniu Holacracy Pratictioner, o którym pisałem już wcześniej, przy okazji mojego cyklu o holakracji. Tam, po raz kolejny usłyszałem o metodzie Getting Things Done (w skrócie GTD), autorstwa Davida Allena. GTD, to zbiór kilku prostych praktyk, których wdrożenie pomoże pracować wam bardziej efektywnie. Serio! Na końcu wpisu, znajdziecie kilka przydatnych linków, które pomogą Wam nieco bardziej zgłębić ten temat. Bo naprawdę warto.

GTD próbowałem wdrożyć już kilka razy, ale zawsze bezskutecznie. Po kilku miesiącach prób i błędów, doszedłem jednak do bardzo ważnego wniosku. Było dla mnie jasne, że nigdy nie uda mi się skutecznie wdrożyć tego systemu produktywności, jeżeli wcześniej nie zmienię swoich codziennych przyzwyczajeń. I to był, używając języka psychologów, prawdziwy błysk. Nagle, z siłą błyskawicy, dotarło do mnie, że wszystkie moje dotychczasowe niepowodzenia, które towarzyszyły mi podczas wdrażania GTD, brały się właśnie stąd, że chciałem zmienić zbyt wiele rzeczy na raz. A tak się nie da.

No, ale nie ma tego złego… – prawda? Wszystko zmieniło się za sprawą jednej prostej zasady, którą od kilku tygodni konsekwentnie stosuję w życiu:

Na wypracowanie każdego nowego przyzwyczajenia dałem sobie dokładnie 30 dni. Skąd ta liczba? Podobno tyle mniej więcej potrzeba na zmianę jednego przyzwyczajenia. Poza tym, od czegoś trzeba było zacząć. Okres 30 dni na przeprowadzenie takiego eksperymentu wydawał mi się bardziej niż sensowny.

Zanim przystąpiłem do zmiany, zrobiłem sobie listę wszystkich rzeczy, które skutecznie zmniejszają moją codzienną dawkę produktywności. I wiecie co? Maile znalazły się na pierwszym miejscu listy. Zobaczcie jak wyglądał mój standardowy dzień.

Budzę się. Prawą ręką, trochę na oślep, sięgam po komórkę i sprawdzam skrzynkę. Szybko przebiegam zaspanym jeszcze wzrokiem po ekranie telefonu. „No, okay – myślę sobie. Wiem, na czym stoję”. Potem śniadanie, w trakcie którego mój mózg układa sobie jak będą wyglądały odpowiedzi na kolejne wiadomości, które dopiero co, znalazłem w skrzynce. Potem mija trochę czasu. Zbieram się i wychodzę do pracy. I… sprawdzam maile. W drodze do pracy… sprawdzam maile. Mam przerwę w warsztatach i… sprawdzam maile. Idę na obiad i… sprawdzam maile. Wracam z obiadu i… sprawdzam maile. Idę pobiegać, czekam na przejściu… sprawdzam maile. Wracam z biegania, jeszcze przed prysznicem… sprawdzam maile. Czekam na coś, cokolwiek… sprawdzam maile. Kładę się spać… sprawdzam maile. Budzę się w nocy… sprawdzam maile.

Jak zliczyłem sobie wszystkie momenty w ciągu dnia, kiedy sprawdzam maile, okazało się, że robię to trzydzieści, a czasem i więcej razy. Po co? Przyznam się bez bicia, że niezwykle trudno było mi odpowiedzieć sobie na to pytanie. Po co u licha ciężkiego sprawdzam trzydzieści razy dziennie pocztę? Nie od razu, ale w końcu dotarło do mnie, że to chore i totalnie bezproduktywne. Nie powiem, że przyszło mi to łatwo, ale w końcu zdecydowałem się na wprowadzenie trzech prostych zasad, które miały pomóc wprowadzić w moje życie jako taką stabilizację:

  1. Jeżeli pracuję w domu, sprawdzam maile dwa razy dziennie: w południe między 12.00-13.00 i po południu między 16.00-17.00.
  2. Jeżeli jestem u klienta, prowadzę wdrożenie, szkolenie lub warsztaty, sprawdzam maile tylko raz dziennie. Rano albo zaraz po pracy.
  3. Wyłączyłam wszystkie automatyczne powiadomienia: w komórce, w tablecie, w programie pocztowym.

Eksperyment trwa już cztery tygodnie i muszę powiedzieć, że idzie mi całkiem nieźle. Ale na początku, już sama myśl o tym, że tylko raz lub dwa razy będę sprawdzał pocztę, przyprawiała mnie o palpitację serca. Przez kilka pierwszych dni łapałem się na tym, że zupełnie odruchowo sięgam po komórkę i mój palec natychmiast wędruje do małej ikonki z kopertą, żeby wcisnąć „pobierz”, bo automatyczne powiadamianie miałem wyłączone. Oj… ciężko było. Naprawdę. Przez pierwszy tydzień czułem się jakbym był na jakimś detoksie. Ale z drugiej strony, już po kilku dniach, było jasne, że sprawdzanie maili dwa razy dziennie nie wywołało żadnej katastrofy. Nie straciłem klientów. Nie przeszły mi koło nosa lukratywne kontrakty. Wręcz przeciwnie. Jest lepiej niż przedtem. I mam więcej czasu na inne rzeczy.

Sprawdzanie maili tylko dwa razy dziennie, to przede wszystkim czysty umysł. Dzięki temu podejściu, mogę się bardziej koncentrować na codziennych zadaniach, bo udało mi się wyeliminować „przeszkadzajki”, które wcześniej, na okrągło zaprzątały moją głowę. Przestałem obsesyjnie myśleć o tym, co jest w mailach, co mam komu odpowiedzieć, jak rozwiązać ten, czy inny problem, o którym ktoś napisał. Utracenie permanentnej więzi ze skrzynką mailową spowodowało, że teraz mam lepszy fokus na bieżące projekty. Jestem bardziej skoncentrowany.

Co ciekawe, w ciągu tych czterech tygodni ani razu nie zdarzyła mi się taka sytuacja, żebym złamał przyjętą zasadę. Chociaż kilka razy było źle, a nawet bardzo źle i już chciałem wejść na skrzynkę, żeby sprawdzić, czy przyszła odpowiedź w tej czy innej sprawie, ale wytrzymałem. W takich momentach bardzo pomagało mi zadanie sobie dwóch pytań:

  1. Jak się będę czuł jak wrócę do starego przyzwyczajenia i znów będę sprawdzał pocztę trzydzieści razy w ciągu dnia?
  2. Jak się będę czuł jak nie wrócę do starego przyzwyczajenia i nie będę sprawdzał poczty częściej niż dwa razy dziennie?

Maile to tylko jeden nawyk, który udało mi się zmienić. W kolejce jest ich jeszcze kilka. I nie ukrywam, że bardzo liczę na silny doping z waszej strony. Ciekaw też jestem waszych opinii na ten temat. Piszcie, komentujcie. A poniżej obiecany zestaw linków, z których korzystałem, podczas zgłębiania tematu GTD i osobistej produktywności:

A z polskich polecam kurs Michała Śliwińskiego, który jest założycielem i CEO firmy Nozbe.