7 zasad, które pomogą Ci stworzyć świetną prezentację

Cykl: Kreatywni
24 marca 2016

8

Prezentacje, to dzisiaj jedno z podstawowych narzędzi pracy każdego menedżera i lidera. Prezentacji używamy na co dzień w naszych firmach, na różnego rodzaju spotkaniach projektowych, na konferencjach.

Dobrze przygotowana i poprowadzona prezentacja ma naprawdę dużą siłę „rażenia”. Dzięki niej ludzie poznają jaką jesteście marką. Od niej zależy też, czy uda wam się sprzedać wasz produkt.

W dzisiejszej wpisie pokażę wam kilka prostych zasad, które pomogą wam stworzyć naprawdę świetną prezentację. No to „GO”! 😉

Zasada 1. Planuj analogowo

Nie zaczynaj od slajdów! Dobre przygotowanie prezentacji zaczyna się od dobrego przemyślenia tego, co chcecie powiedzieć, zrobienia szkicu i napisania scenariusza. To trochę tak jak z filmem. Bez scenariusza, nie ma filmu.

Nancy Duarte, autorka bardzo dobrej książki Slajd:ologia mówi, że:

(…) prelegent powinien poświęcić do 90 godzin na przygotowanie godzinnej prezentacji, która liczy 30 slajdów. Przy czym, tylko 1/3 tego czasu powinna być przeznaczona na produkowanie slajdów.

Zasada 2. Slajdy są tylko tłem

Pamiętajcie, że to wy jesteście prezenterami. To wasz przekaz się liczy, a nie slajdy, które pokazujecie. One powinny być tylko tłem do tego, co chcecie przekazać.

Mam całkiem sporo znajomych, którzy nie wyobrażają sobie poprowadzenia szkolenia, czy warsztatów bez PowerPointa. Myślę, że dla nich jest to pewna forma asekuracji. Bo jak pójdzie coś nie tak, to zawsze można przeczytać coś ze slajdu.

Takie podejście, to duży błąd. Jeżeli chcecie w jakiś sposób zaintrygować waszą widownię slajdy powinny być tylko tłem, a nie głównym gwoździem programu. Oczywiście, musicie liczyć się z tym, że wtedy trzeba się do prezentacji naprawdę dobrze przygotować. Musicie znać każdy slajd niemalże na pamięć.

Jak to zrobić? Ćwiczenie czyni mistrza. Ja, zawsze rezerwuję sobie od 3 do 5 dni przed wystąpieniem, na próby. Uruchamiam prezentację, chodzę po pokoju i mówię do fikcyjnej widowni. Bardzo pomaga mi w tym scenariusz. W ten sposób mam pewność, że w trakcie prezentacji slajdy nie będą mnie zaskakiwać 😉

W trakcie prezentacji starajcie się w ogóle nie patrzeć na ekran ze slajdami. To jest praktyka, nad którą również trochę pracowałem, ale efekt był zaskakujący. Zauważyłem, że ciągłe zerkanie w stronę ekranu rozprasza uwagę widowni. A ich uwaga, w całości powinna się skupić na was i na na tym, co macie im do powiedzenia. To jest klucz do dobrych wystąpień.

Zasada 3. Zadbaj o przejrzystość

Ile razy, siedząc na konferencji czy szkoleniu, staraliście się przeczytać to, co prezenter ma napisane na slajdach. Mnie zdarza się to bardzo często. Dlatego, w tym punkcie zebrałem kilka reguł, których stosowanie sprawi, że wasza prezentacja będzie bardziej czytelna.

Po pierwsze – unikajcie długich fragmentów z tekstem. Slajdy, które z góry na dół „ociekają” tekstem, to bardzo zły pomysł na zaciekawienie widza. Garr Reynolds, autor książki Zen prezentacji tak przygotowane slajdy nazywa slajdumentami (połączenie dwóch słów: slajd + dokument). Takich dokumentów w naszych firmach znajdziecie na pęczki. Podobnie na branżowych konferencjach.

Jeżeli już koniecznie musicie umieścić jakiś tekst w waszej prezentacji, spróbujcie wyciągnąć z niego esencję – tylko jedno, dwa zdania, nie więcej.

Po drugie – używajcie odpowiedniego rozmiaru i rodzaju czcionki. Ja na przykład, do tytułów używam 96 punktów, a do tekstu 48.

Jeśli chodzi o rodzaj czcionki i czytelność, w przypadku nagłówków dobrze sprawdzają się czcionki bezszeryfowe, czyli takie, które nie mają ogonków na zakończeniach kresek. Przykładami takich czcionek są: Arial, Verdana, Helvetica.

W przypadku standardowego tekstu prezentacji, lepiej sprawdzają się czcionki szeryfowe, czyli takie z „ogonkami” – Times New Roman, Georgia, Palatino.

Gdzie szukać fajnych, dobrze wyglądających i darmowych czcionek? Ja korzystam z trzech źródeł: MyFonts , FontFabcric i Google Fonts

Po trzecie – unikajcie podawania suchych faktów (metryki, raporty). Ludzie szybko się nudzą, kiedy oglądają takie informacje. Już po dwóch, trzech slajdach mają dość. Jeżeli musicie wyświetlać jakieś dane, spróbujcie wyjąć z waszego raportu jeden najważniejszy wskaźnik i umieśćcie go na całym slajdzie prezentacji. Taką technikę bardzo często stosował Steve Jobs na swoich wystąpieniach.

Zasada 4. Mniej znaczy więcej

Jedną z podstawowych koncepcji w filozofii zen jest kanso, czyli prostota. Slajdy, które są przeładowane treścią, są mało ciekawe. Co zrobić, żeby tak nie było?

Po pierwsze – nie umieszczajcie loga waszej firmy na każdym możliwym slajdzie. To zupełnie niepotrzebne. Pomyślcie przez chwilę: ile razy zdarzyło wam się zapomnieć w trakcie czyjegoś wystąpienia z jakiej firmy jest prelegent? Ludzie przecież wiedzą kim jesteście i z jakiej firmy przyjechaliście. A jakby przypadkiem zawiodła ich pamięć, to w każdej chwili mogą zajrzeć do materiałów konferencyjnych i problem z głowy. Jeżeli faktycznie chcecie, żeby uczestnicy was zapamiętali, zróbcie show na scenie, a nie bombardujcie widzów swoim logiem w każdym możliwym miejscu.

Z tym się wiąże też druga rada – nie umieszczajcie na slajdach waszego imienia i nazwiska. Tracicie niepotrzebnie miejsce, które można wykorzystać inaczej.

I trzecia rada – nie umieszczajcie na slajdach informacji o copyrightsach. Prawa autorskie przysługują wam jako twórcom od momentu stworzenia prezentacji. To nie informacja o prawach autorskich czyni was autorami dzieła, ale dzieło, czyli prezentacja. Przypominanie o prawach autorskich podczas wystąpień na konferencji nie ma żadnej wartości dodanej dla waszych odbiorców.

I ostatnia rzecz. Jeżeli czujecie, że jakiś slajd jest niepotrzebny, to go__usuńcie__.

Zasada 5. Stosuj twitterowe nagłówki

Dziennikarze uczą się układać nagłówki już od pierwszego dnia studiów. To właśnie one skłaniają was do przeczytania jakiegoś konkretnego artykułu w gazecie. Zobaczcie jak konstruowane są nagłówki na Wirtualnej Polsce, czy w Fakt.pl. Aż chce się zajrzeć, co się kryje pod tym, czy innym newsem.

Muszę przyznać, że przygotowywanie nagłówków jest dla mnie jedną z najtrudniejszych rzeczy. Podobnie zresztą mam z wymyślaniem tytułu prezentacji, tytułu moich wpisów na blogu, czy tytułów podcastów.

Zawsze, kiedy próbuję się zastanowić, jaki tytuł powinna mieć moja prezentacja, próbuję sobie odpowiedzieć na pytanie: „Z jaką główną myślą chcę zostawić osoby, które będą mnie słuchać?” Ta myśl powinna być krótka, łatwa do zapamiętania, chwytliwa. Od jakiegoś czasu stosuję zasadę wpisów na twitterze – maksymalnie 140 znaków lub mniej. Bardzo pomaga.

Zasada 6. Jeden punkt na slajd

Typowy szablon slajdu, który wyskakuje wam po otwarciu PowerPointa wygląda mniej więcej tak: u góry jest miejsce na tytuł slajdu, później kolejno idzie lista punktów i podpunktów. I większość prelegentów skutecznie podąża za tym tropem. Kiedy przygotowują slajdy do swojej prezentacji, wpisują tytuł, a potem dodają kolejne punkty. Tak wyglądają prawie wszystkie firmowe prezentacje. Na potęgę generujemy „slajdumenty” 😉

Punkty są dobre, ale wtedy gdy planujemy zakupy. Lista punktów na slajdzie, to najmniej efektywny sposób przekazywania informacji. Powinniście unikać wypunktowywania swoich myśli tak bardzo jak tylko się da.

Jeżeli musicie użyć punktów, zróbcie tak, żeby każdy punkt wylądował na oddzielnym slajdzie.

Zasada 7. Unikaj sztampowych zdjęć

Wizualizacja tego, co macie do powiedzenia ma w prezentacji gigantyczne znaczenie. John Medina w książce 12 sposobów na supermózg. Jak przetrwać w pracy, domu i szkole napisał, że

(…) jeżeli informacja jest przekazywana ustnie, w ciągu 72 godzin po prezentacji ludzie zapamiętają około 10 procent. Jeśli do naszej prezentacji włączymy zdjęcia, odsetek ten wzrasta do 65%”.

Samo włączanie zdjęć jednak, to za mało. W prezentacjach bardzo irytujące jest używanie zdjęć, które da się przewidzieć. Są sztampowe. Na przykład, jeżeli mówimy o komunikacji, na slajdzie pojawia się dwoje ludzi, którzy ze sobą rozmawiają. Jeżeli mówimy o współpracy, wyskakują dwie ściskające się łapki.

Żeby dobrze dobierać zdjęcia do prezentacji, trzeba mieć pewne, nazwijmy to „artystyczne wyczucie”. Ale, można się też tego nauczyć. Polecam kilka książek, które mogą wam w tym pomóc:

  • Nancy Duarte, Slajd:ologia. Nancy prowadzi firmę, która specjalizuje się w przygotowywaniu prezentacji. Pomagała między innymi przygotować słynną prezentację Al Gore’a Niewygodna prawda. Polecam też zerknąć na jej bloga.
  • Garr Reynolds,Zen prezentacji. Proste pomysły i ważne zasady. To jest książka, dzięki której zacząłem na serio wykorzystywać zdjęcia w swoich prezentacjach i być bardziej oszczędny w słowach na slajdach.
  • Carmine Gallo, Steve Jobs. Sztuka Prezentacji. To jest moja ulubiona książka o robieniu prezentacji. Od niej zaczynałem. Napisana bardzo fajnym językiem. Czyta się lekko i przyjemnie. Mnóstwo praktycznych rad i wskazówek.
  • Carmine Gallo, Talk like TED: The 9 Public Speaking Secrets of the World’s Top Minds. Równie dobra, co poprzednia książka tego autora.
  • Jeremey Donovan, TED. Jak wygłosić mowę życia?. Autor jest organizatorem konferencji TEDx i mówcą. Mój egzemplarz tej książki jest cały popodkreślany i oblepiony różnymi kolorowymi karteczkami, na których wypisałem sobie co ciekawsze pomysły, które pomogą mi w przygotowywaniu lepszych wystąpień publicznych.

A z polskich inspiracji gorąco polecam blog Piotra Buckiego. Jest tam cała seria wpisów poświęconych sztuce tworzenia genialnych prezentacji. Dodam, że z Piotrem jesteśmy umówieni na rozmowę w podcaście Menedżer Plus. Tak, więc wyczekujcie! 😉

Poniżej zamieszczam też listę stron z darmowymi zdjęciami, które możecie wykorzystać w swoich prezentacjach: