Złota reguła delegowania, którą każdy lider powinien znać

Cykl: Produktywność
2 lutego 2016

3

Delegowanie boli. Zwłaszcza perfekcjonistów, do których sam się zaliczam. Delegowanie wymaga od nas, żeby komuś zaufać, zaakceptować fakt, że ktoś może to zrobić gorzej od nas, a nawet totalnie dać ciała. To też się zdarza.

Ale w końcu, wcześniej czy później, ten KTOŚ, będzie wykonywał tę pracę lepiej i lepiej. Aż w końcu będzie tak dobry jak my sami. Ba, może nawet lepszy.

Andy Stanley, autor podcastu o przywództwie powiedział:

„W przywództwie nie chodzi o to, żeby wykonywać zadania we właściwy sposób. W przywództwie chodzi o to, żeby wykonywać zadania za pomocą ludzi”.

Reguła 30x

Jest taka złota reguła, która bardzo mnie przekonała, że delegowanie może mi pomóc zaoszczędzić naprawdę dużo cennego czasu.

Jest to reguła 30x.

Załóżmy, że zrobienie jakiegoś prostego zadania zajmuje wam 5 minut. Jeżeli chcielibyście powierzyć jego realizację komuś innemu, powinniście założyć 30 razy więcej czasu na wdrożenie tej nowej osoby w temat. W naszym wypadku ten czas wyniesie 150 minut.

Jednym z częstych z argumentów, które podają przeciwnicy delegowania zadań jest to, że właśnie – przekazanie konkretnego zadania innej osobie zajmuje nam więcej czasu, niż jego realizacja. A my? Przecież potrzebujemy tylko 5 minut dziennie, żeby to zadanie zrobić.

To prawda. W mikroskali, delegowanie nie wypada dobrze. Jeżeli jakieś zadanie wykonujecie tylko raz, dwa, trzy razy… jasne, będzie szybciej.

Ale jeżeli to samo, pięciominutowe zadanie będziecie wykonywać przez 250 dni w roku, to robi nam się już 1250 minut, które w ciągu całego roku poświęcacie na realizację tego właśnie zadania.

Jeżeli zdecydujecie się na powierzenie tej powtarzalnej aktywności innej osobie – pewnie, że będziecie potrzebowali trochę czasu na jej wdrożenie (w tym wypadku 150 minut). Ale w skali makro, zaoszczędzicie aż 1100 minut rocznie.

Żeby zobaczyć na czym polega ten uzysk, musicie wybiec trochę w przód. Tam jest właśnie zwrot z waszej inwestycji.

Myślę, że zarządzanie czasem właśnie na tym powinno się dzisiaj koncentrować – na stosowaniu praktyk i technik, które pozwolą nam zyskać więcej czasu nie teraz, ale właśnie w przyszłości. Delegowanie zadań jest tego bardzo dobrym przykładem.

Co możemy delegować?

Poniżej zebrałem kilka prostych przykładów zadań, które deleguję w swojej pracy.

  1. Księgowy. Kiedy przestałem pracować na etacie, była to jedna z pierwszych rzeczy, którą zrobiłem. Zatrudniłem księgowego. Ale mam też znajomego, który robi to na własną rękę, i szczerze mówiąc, bardzo mu współczuję. Za każdym razem, jak mi opowiada, ile czasu mu to wszystko zajmuje, utwierdzam się tylko w przekonaniu, że zatrudnienie księgowego było dobrą decyzję. Pomijam już fakt, że trzeba być ciągle na bieżąco, z różnego rodzaju przepisami, które się ciągle zmieniają. Gdybym to wszystko miał robić sam, pewnie dałbym radę, ale musiałbym zrezygnować z czasu poświęcanego na inne rzeczy, które robię – na przykład na pisanie bloga. 😉
  2. Grafik. W swojej pracy bardzo dużo korzystam z pomocy zewnętrznego grafika. Projekt loga, okładka podcastu, którą oglądacie w iTunes, projekt wizytówek, nadruki na koszulkach, wszystkie ilustracje do książek… Jest tego naprawdę sporo. Zatrudnienie takiej osoby, było jedną z pierwszych rzeczy, którą zrobiłem rozpoczynając swoją działalność.
  3. Pisanie transkryptów do podcastu. Jak pewnie zauważyliście od jakiegoś czasu pojawiają się skrypty do mojego podcastu. To też zasługa delegowania. Na początku chciałem to robić sam, na własną rękę. Miałem nawet kilka podejść do tego tematu i poległem. Gdybym miał się jeszcze tym zająć, montowanie jednego odcinka zajmowałoby dobrych kilka dni. A tak, jest Marlena, która wszystko, niczym średniowieczny mnich skrzętnie przepisuje i dzięki temu, każdy odcinek podcastu jest dla Was dostępny również w wersji do poczytania.

To tylko kilka przykładów delegowania zadań, które na co dzień stosuję. I będzie jeszcze więcej. 😉

Delegowanie i lider

Delegowanie zadań jest jedną z kluczowych kompetencji każdego lidera.

Moment, w którym pogodzicie się z faktem, że pewne sprawy mogą toczyć się bez waszego udziału jest momentem, w którym zaczyna się wasz prawdziwy rozwój.

Kiedy zrozumiecie, że sami nie możecie wszystkiego zrobić.

A Wy, jakie zadania delegujecie w swojej pracy?