Wykorzystaj dobre wrażenie

Cykl: Kreatywni
25 kwietnia 2014

6

Spotkanie było dość trudne. Przygotowywaliśmy się do niego dwa dni, a na prezentację mieliśmy tylko pół godziny. Razem z kilkoma przedstawicielami klienta mieliśmy przekonać CEO do tego, że zwinna transformacja ma sens, i że warto. Moja rola była dość prosta – jak zapytają, to się odzywać; jak nie, siedzieć cicho.
Tak też zrobiłem. W sumie zabrałem głos może ze trzy razy; w tym raz, żeby się przywitać, i drugi raz, żeby powiedzieć: „Do widzenia!”. Zanim rozpoczęliśmy spotkanie, minęło piętnaście minut. W przeciągu następnych piętnastu minut mieliśmy przedstawić nasz pomysł na wdrożenie filozofii agile w kilkusetosobowej firmie. Jak się dowiedziałem o tym spotkaniu, zacząłem się zastanawiać, co takiego „chwytliwego” można powiedzieć w pół godziny. W takich momentach ekstremalnie ważne jest pierwsze wrażenie. Przy tego typu spotkaniach, treść jest mało istotna.

Jak wracaliśmy po spotkaniu windą, jeden z uczestników powiedział mi, że byłem cholernie spokojny. I, że dużo pomogła moja „terapeutyczna gęba”.

Cóż… Może, coś w tym jest. Chociaż na gębę nie miałem żadnego wpływu, a z tym trzymaniem włókien nerwowych na wodzy – można się tego nauczyć. Spokój przychodzi z czasem. Moim zdaniem jednak, od spokoju i opanowania dużo ważniejsze jest to, jaką opinię na wasz temat wyrobi sobie wasz rozmówca. Zazwyczaj decyduje o tym kilka pierwszych chwil na początku spotkania. Zrobić dobre wrażenie… O to w tym wszystkim chodzi.

Bazując na osobistym doświadczeniu, chciałem się z wami podzielić kilkoma prostymi, ale skutecznymi praktykami, które pomogą wam oczarować rozmówcę:

Uśmiech Duchennne’a

Zgodzicie się ze mną, że jak się ktoś uśmiecha podczas spotkania, to jest to zupełnie inna rozmowa, jakoś tak cieplej na sercu się człowiekowi robi. Najbardziej wkurza mnie, jeżeli ktoś robi to nieszczerze, na siłę, sztucznie, w sposób wyuczony. To bardzo łatwo poznać. „Przyklejony” uśmiech znika równie szybko jak się pojawia. Uśmiech szczery pozostaje na twarzy człowieka radosnego o wiele dłużej. Taki szczery, nieudawany uśmiech doczekał się również swojej nazwy – „uśmiech Duchenne’a”, od nazwiska francuskiego neurologa Guillaume Duchenne. Dlaczego tak łatwo nam udawać, że się uśmiechamy? Uśmiech udawany wykorzystuje tylko mięsień jarzmowy większy, który biegnie od szczęki do kącika ust. Jest to mięsień, który stosunkowo łatwo jest nam kontrolować. Dlatego tak szybko możemy się nieszczerego uśmiechu pozbyć i wrócić do poprzedniego, „zwykłego” wyrazu twarzy. Inaczej jest, gdy uśmiechamy się autentycznie, nie udajemy. Tutaj zachodzi już dużo bardziej skomplikowany proces, jest inna motoryka mięśni. Prawdziwy uśmiech angażuje dodatkowo mięsień okrężny oka. Jest to mięsień, który umieszczony jest wokół oczodołu i pomaga nam nam na przykład mrużyć uczy. Nad tym mięśniem dużo trudniej jest zapanować.

Uścisk dłoni

To kolejny czynnik, który uważam za niesłychanie ważny przy robieniu dobrego wrażenia. Geoffrey Beattie, kierownik wydziału nauk psychologicznych na Uniwersytecie Manchesterskim sformułował wzór idealnego uścisku dłoni. Zobaczcie, bo nie wierzyłem, że naukowcy się czymś takim zajmują:

IU = √ (kw2 + pw2)(ud2) + (zu + sd)2 + π{(4<s>2)(4<pd>2)}2 + (e + t + fd)2 + {(4<k>2 )(4<cu>2)}2

Gdzie kw to kontakt wzorokowy (1 = zerowy, 5 = bezpośredni), pw to powitanie werbalne (1 = zupełnie niewłaściwe, 5 = bardzo właściwe), ud to uśmiech Duchenne’a – uśmiechanie się oczami i ustami oraz symetria twarzy i spowolnienie ruchów (1 = uśmiech całkowicie anty-Duchenne’owski lub uśmiech fałszywy, 5 = uśmiech całkowicie Duchenne’owski), zu to zakres uścisku (1 = mała styczność dłoni, 5 = pełna styczność dłoni), sd to suchość dłoni (1 = wilgotna, 5 = sucha), s to siła (1 = słaby, 5 = silny), pd to pozycja dłoni (1 = wycofana w stronę własnego ciała, 5 = w strefie ciała drugiej osoby), e to energia (1 = za mała/ za duża, 5 = pośrednia), t to temperatura dłoni (1 = za zimna/ za gorąca, 5 = pośrednia), fd to faktura dłoni (1 = za szorstka/ za gładka, 5 = pośrednia), k to kontrola (1 = mała, 5 = duża), cu to czas trwania uścisku (1 = krótko, 5 = długo). 

A teraz wersja dla matematykoopornych i wzoroopornych:

  • Nie zapominaj o kontakcie wzrokowym – umiarkowanym (nie jak medium)
  • Powiedz coś na powitanie, zagadaj – przyjaźnie, serdecznie, nienachalnie, ale też nie sztucznie
  • Uśmiechnij się! Najlepiej uśmiechem Duchenne’a
  • Uściskaj rękę osoby, z którą się witasz, mocno (ale nie za mocno)
  • Stań w odpowiednim dystansie (nie za blisko – bo ktoś może poczuć się nieswojo, ale też nie za daleko – bo ktoś może pomyśleć, że jest z nim coś nie w porządku)
  • Nie witaj się wilgotną dłonią (mam w pamięci kilka osób, które się ze mną przywitały mokrą, spoconą dłonią – fuj!)
  • Nie ściskaj za mocno (nie zrobicie dobrego wrażenia jak połamiecie komuś łapę)
  • Nie ściskaj za długo

To, jak mówicie

Słysząc jak ktoś mówi, bardzo dużo można powiedzieć o samej osobie. Słowa są odbiciem tego, co siedzi w waszych głowach. Wyrażają osobowość, wasz światopogląd. Słownictwo, jakiego używacie na spotkaniach biznesowych informuje waszych rozmówców, czy jesteście wiarygodni, czy nie. Złe słowa robią złe wrażenie. Poniżej kilka dobrych rad:

  • Używaj słów, które są zrozumiałe dla wszystkich. Jak zauważyłem, moi rozmówcy bardzo często posługują się żargonem, zwrotami, które są zrozumiałe tylko dla wąskiego kręgu – najczęściej osób, z którymi na co dzień pracują, są z tego samego działu, projektu. Tymczasem to bardzo utrudnia komunikację. Kiedyś, jeszcze jak pracowałem w korporacji, podsłuchałem taką oto rozmowę kolegi (dobrodziejstwo open space’u): „No tak… tak… Ale jaki to będzie miało impakt na realizację projektu? To są przecież poważne dependencje”. Dodam tylko, że kolega rozmawiał z członkiem ekipy budowlanej, która mu remontowała dom.
  • Mów zwięźle. Do dzisiaj zdarza mi się, że jeżeli ktoś zadaje mi pytanie, czuję nieodpartą potrzebę wyjaśnienia tzw. „szerszego kontekstu”. No i się zaczyna. Zanim dopłynę do brzegu, mój rozmówca od niego odpływa. Rozpasanie języka zdecydowanie utrudnia zrobienie dobrego wrażenia. Mówcie krótko i na temat.
  • Używaj zwrotów bezpośrednich. Oj, na to jestem bardzo cięty. Forma bezosobowa jest ulubionym narzędziem wielu konsultantów. Ale nie tylko. Jeżeli chcecie na kimś zrobić dobre wrażenie, powinniście zwracać się bezpośrednio do danej osoby, bez stosowania magicznych słów-kluczy, które zupełnie nic nie wnoszą.

To, jak się ubieracie

Każdy ma jakiś tam styl ubierania się. Ważne jest chyba w tym wszystkim to, żeby wasz strój nie lekceważył rozmówcy. Nie pokazywał mu wyższości, nie ignorował go. To, czy wyskoczycie w dżinsach i T-shircie, czy może założycie muszkę albo krawat, powinno stać w zgodzie z waszą osobowością. U mnie najlepiej sprawdza się strój casualowy: elegancko, ale nieformalnie  – bez zbędnego sztywniactwa.

Myślę, że na początek to wam wystarczy. To proste zasady, ale skuteczne. Być może oczywiste, ale nawet o oczywistych rzeczach nie zaszkodzi sobie czasem przypomnieć.