Wielozadaniowość to mit

Cykl: Produktywność
30 stycznia 2014

4

Kilka dni temu wróciłem z Singapuru, i trochę nie mogę się odnaleźć w tej zimowej scenerii. Przeskok z plus 30 (czasem więcej) do minus 5 był dość drastyczny. Najgorsze jest chyba to, że po drodze, zobowiązałem się do różnych pisarsko-konferencyjnych propozycji, z którymi muszę coś zrobić. Z kilkoma już się nawet uporałem, część wrzuciłem do kalendarza (na później), ale lista wciąż długa. I jak tu blogować?

Tak to jest, jak się łapie dziesięć srok za ogon… Wielozadaniowość… Mea culpaMea culpa… Koniec z tym!

***

Wielozadaniowość nie jest kwestią słabego mózgu, jak niektórzy twierdzą. Trochę niepokojące jest też (także niezrozumiałe), że różni spece od produktywności na milionach stron internetowych piszą o tym, jak się doskonalić w wielozadaniowości. Spotykam także menedżerów, którzy przy rekrutacji, wręcz wymagają od kandydatów, żeby wymieniali wielozadaniowość jako jedną ze swoich zawodowych umiejętności.

Naprawdę, nie trzeba być żadnym światowym ekspertem, żeby dojść do wniosku, że wielozadaniowość to jednak pic na wodę. Ani nie zwiększa wydajności, ani niczego nie usprawnia. Sam widzę to po sobie. Jest to szczególnie trudne, kiedy wasza codzienna praca polega na kreatywności. Wiem, że jak moją głowę „sparaliżuje” jakaś myśl, wszystko inne wokół blednie, znika. Kiedyś, podczas rodzinnej imprezy robiłem gościom kawę, i tak się zamyśliłem, że zacząłem podawać filiżanki w sąsiednim pokoju, w którym zazwyczaj pracuję. Na początku trochę mnie to przeraziło, ale szybko się uspokoiłem. Bo w pracy twórczej jest tak, że jak was coś naprawdę pochłonie, dopada was stan porównywalny z obłędem. Kiedy ktoś lub coś was z niego wyrwie, możecie już nigdy nie wrócić w to samo miejsce.

W naszych biurach

A jak jest w naszych biurach? To przecież istny cyrk na kółkach. Ileż tam jest rozpraszaczy? Próbujecie dokończyć jakiś ważny projekt, wypracować ciekawe rozwiązanie, gdy wasza kubikowa-koleżanka zaczyna przeraźliwie kaszleć, i pyta, czy nie macie przypadkiem jakichś tabletek na gardło. No macie. Pomagacie. Ludziom trzeba pomagać. Mija dziesięć minut i dzwoni komóra. Za chwilę rozlega się dźwięk przychodzącej poczty, lecą jak bociany na wiosnę powiadomienia z fejsa, twitter zaćwierka. Piętrzą się stosy nieprzeczytanych maili, niedokończonych zadań, a ludzie non stop szwendają się koło waszego biurka, pytają, zagadują. Naprawdę chcielibyście mieć to w głębokim poważaniu, ale się nie da. Wszystko przeszkadza, rozprasza, irytuje. Według badań praca w biurze przerywana jest średnio co 11 minut.

Żonglerka zadaniami

Wielozadaniowość przypomina żonglowanie zadaniami. Tylko, że, gdzieś w tym wszystkim, zapominamy o jednej ważnej rzeczy: żonglerka to iluzja. Jak patrzymy z boku, wydaje nam się, że piłki płynnie wibrują w powietrzu. A tymczasem, każda piłka jest rzucana i łapana w odpowiedniej kolejności, niezależnie od siebie. Chociaż bardzo szybko. Łapiemy, rzucamy, łapiemy, rzucamy. Tylko jedna piłka w danym momencie. Spece od wielozadaniowości nazywają to „przełączaniem się między zadaniami”. I tu leży pies pogrzebany. To przełączanie się najbardziej nas boli.

Kiedy się przełączacie pomiędzy zadaniami, świadomie lub nie, zachodzą dwa procesy:

  1. Pierwszy zachodzi niemal automatycznie. Podejmujecie decyzję o tym, żeby się przełączyć.
  2. Drugi jest już bardziej skomplikowana. Musicie zrealizować to, co sobie zaplanowaliście.

To jak bardzo boli przełączanie, zależy od tego, jak bardzo złożoną czynność wykonujecie. Nie ma problemu, jeżeli prasujecie koszulę, i w tym samym czasie zmieniacie pilotem kanały w telewizji. Gorzej jest, jeżeli próbujecie domknąć budżet na przyszły rok, i pracownik wpada do waszego biura z tysiącem problemów do obgadania, lub po prostu wpada „zaczepnie”. Tutaj poziom złożoności, związanej z przełączaniem się między zadaniami jest już bardzo duży i wpływa na jakość naszej pracy.

Koszty przełączania

Jeżeli zajmujecie się nową czynnością, a potem chcecie wrócić do zadania, które wcześniej przerwaliście, zawsze istnieje ryzyko, że nie uda wam się podjąć działania dokładnie w tym miejscu, w którym się zatrzymaliście. To zawsze dużo kosztuje. – Wysokość kary w postaci utraty czasu za przełączanie się między zadaniami zależy od złożoności (lub prostoty) tych zadań – mówi dr David Meyer, badacz tematu. – Może ona wynosić 25% lub mniej w przypadku prostych zadań, do znacznie ponad 100% w przypadku bardzo skomplikowanych spraw.

Jeśli nie wierzycie, zróbcie sobie mały test.

Wszystko i nic

Wielozadaniowość nie zwiększa wydajności waszej pracy, ani też niczego nie usprawnia. Jeżeli próbujecie robić dwie lub więcej rzeczy na raz, to albo całkiem polegniecie, albo żadnej z nich nie wykonacie dobrze. Kiedy popatrzycie na wielozadaniowość pod kątem efektywności, za każdym razem będziecie rozczarowani. Wielozadaniowość stwarza tylko pozory, że robimy więcej. W rzeczywistości, jest to dobry sposób, żeby robić mniej.