Scrum, dostawcy i zaufanie

Cykl: Menedżer Plus
27 grudnia 2013

4

Kilka tygodni temu, wystartowałem z projektem, który dość mocno podrażnił moje synapsy. Nie tylko moje, zresztą. Trafił mi się klient, który, w zasadzie pracuje tylko z dostawcą zewnętrznym. I to nie jednym. Dosłownie każdy projekt jest w ten sposób zorganizowany. I nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby w całej tej układance, nie pojawił się temat Scruma.

Zanim jednak zaczniemy głębiej wbijać łopatę, poniżej rysunek, na którym zobaczcie jak skonfigurowaliśmy zespoły. To jest dość ważne, z punktu widzenia mojej dalszej refleksji.

Dostawcy_25 (1)

W ten sposób, uruchomiliśmy trzy projekty pilotażowe. Każdy z nich, pod względem struktury jest bardzo podobny. Scrum Master i Product Owner działają po stronie Klienta. Zorganizowaniem zespołu developerskiego zajął się dostawca. I tu leżał pies pogrzebany. Czy to sens? Czy zadziała? Nad tą kwestią „namóżdzaliśmy się” najbardziej. I najdłużej.

Dostawca nas zambarasował

„Z tym największy jest ambaras, żeby dwoje chciało naraz” – pisał Tadeusz Boy Żeleński. No właśnie. A co jak dwoje nie chce? Muszę przyznać, że wcześniej, w ogóle, by mi to do głowy nie przyszło, że dostawca zewnętrzny nie będzie chciał pracować w Scrumie. Z tego, co widzę na rynku IT, dostawcy najczęściej rwą się do pracy w tej metodzie. „Tak, tak, my już od trzech lat pracujemy w Scrumie” – chwalą się przy okazji różnego rodzaju rozmów zakupowych. To bardzo dobrze. Wcale nie ironizuję. Tu jednak było zupełnie inaczej. Dostawca gwizdał sobie na Scruma. Sprawiał wrażenie, jakby mu w ogóle na niczym nie zależało. Miałem wrażenie, jakby robił wielką łaskę klientowi tym, że w ogóle z nim pracuje. Cóż za wielkoduszność! Cóż za ABSURD (no raczej).

Jak się okazało, największym problem, z którym nasz dostawca nie mógł sobie poradzić było zaufanie. Nie ufał klientowi. Nie podobało mu się, że musi się „odsłonić”. To był prawdziwy problem, bo w rozwiązaniu, które zaproponowaliśmy wszystko było maksymalnie przejrzyste. ScrumMaster i Product Owner wprawdzie pracowali po stronie klienta, ale byli częścią zespołu scrumowego, w skład którego wchodziła ekipa dostawcy. Takie podejście wymaga zaufania. Bez tego się nie da. Trzeba być szczerym i móc na sobie polegać. Dostawca nie był już traktowany jak czarna skrzynka, o której klient nie ma zielonego pojęcia, co jest w środku.

Jak budować zaufanie w pracy z dostawcą?

O zaufaniu mówimy, że się go zdobywa lub też, że można go stracić. Podobnie jest w przypadku relacji klient-dostawca. Jeżeli kiedykolwiek zdecydujecie się na pracę w metodzie Scrum z udziałem dostawcy (a bardzo zachęcam), skupcie się w pierwszej kolejności nie na narzędziu, bo z tym nie będziecie mieli problemów, ale na zbudowaniu odpowiedniej sytuacji – na klimacie zaufania. Nie podam wam gotowej recepty jak to zrobić. Są jednak trzy działania, które z pewnością wam w tym pomogą.

1. BĄDŹ PRZEJRZYSTY. Stephen Covey, w jednym z wywiadów powiedział, że:

Przejrzystość to mówienie prawdy w sposób, który ludzie sami mogą zweryfikować i poświadczyć. Przejrzystość jest szczególnie istotna, jeżeli zaufanie bardzo spadło, ponieważ ludzie nie ufają temu, czego nie mogą zobaczyć. Zatem pozwól im to zobaczyć.

Jak obserwuję, przejrzystość jest największym problemem przy wdrożeniach Scruma, właśnie po stronie dostawcy. Bo musi się „odsłonić”. Musi przestać ściemniać, że w projekt jest zaangażowanych 10 osób, a w rzeczywistości pracuje tylko pięć (autentyczna historia). Musi umieć przyznać się do błędów i starać się je naprawiać.

2. DOTRZYMUJ OBIETNIC. Jeżeli coś obiecałeś, spełnij to. W swoich zobowiązaniach, bądź realistyczny. Nie tak dawno wspierałem wdrożenie Scruma w niemieckiej firmie w Bawarii. Jednym z dostawców była firma, działająca w Sofii, w Bułgarii. Scrum dla nich był prawdziwym horrorem. Ale, jak się okazało, finalnie, bardzo poprawił poziom ufności z klientem. Zanim jednak do tego doszło, notorycznym problemem było nad-zobowiązania. Ciągle brali za dużo na klatę. Ciągle chcieli coś udowodnić. Że zrobią, że nie ma problemu. To bardzo mocno podcinało ich wiarygodność. Jeżeli rezultaty nie odpowiadają składanym obietnicom, rodzi się rozczarowanie, a potem nieufność.

3. ZAUFAJ. To chyba najtrudniejsze. Ale zapewniam was, że daje naprawdę piorunujący efekt – dla obu stron. To bardzo proste. Jeżeli chcecie, żeby dostawca zaczął wam ufać, zróbcie pierwszy krok – obdarzcie go zaufaniem. Wielu menedżerów liniowych, liderów ufa tylko sobie, a później narzeka, że współpraca z dostawcą oparta na zaufaniu to tylko propagandowe mrzonki. Jeżeli ktoś ma potencjał, a wy mu nie ufacie, nigdy się nie wykaże. Bo nie będzie miał ani cienia szansy, żeby się „odsłonić”. I w drugą stronę. Dostawca powinien zaufać klientowi. Zobaczycie, że korzyści, które daje zaufanie, są dużo większe niż ryzyka.