4

Na początku jest fajnie: dużo dobrej energii, ciekawe pomysły, żarliwość. Są też pierwsze sukcesy. W dużej mierze wynikają one z kreatywności, całkiem sporej dawki wyobraźni, śmiałej wizji, podejmowania bardzo odważnych i zdecydowanych działań. „No przecież nic nie mamy do stracenia. Ahoj przygodo!” Startujemy – STARTUP!

Potem firma się rozrasta. Jej struktura staje się coraz bardziej złożona. I niby wszystko jest okay. Bo przybywa coraz więcej klientów, rosną zyski firmy. Ale w pewnym momencie przedsiębiorstwo, które do niedawna szczyciło się zwinnością i zdolnością do szybkich zmian, nagle zaczyna potykać się o swój własny sukces. –Yyyy… Ale jak to. Przecież rośniemy w siłę. Przybywa nam nowych klientów, zatrudniamy kolejnych pracowników, jest coraz więcej zamówień… – A no, tak to. To, co kiedyś było dobrą zabawą i sprawiało nam mega frajdę, teraz zamienia się w pełną chaosu walkę – o przetrwanie. Brak dobrego zarządzania, słabe planowanie, niedotrzymywanie terminów, nieodpowiednie procedury, wszystko to powoduje uzasadnione napięcia. Ale to nie wszystko. No, bo przecież trzeba jakoś zareagować.

Zarząd reaguje. „Nie radzimy sobie z zarządzaniem. So what? To normalny etap rozwoju firmy. Rośniemy w siłę. Nie ma zmiłuj… Musimy zatrudnić prawdziwych profesjonalistów”. No i zatrudniają. Na stronie firmy, w sekcji „Kariera”, pojawia się nowe ogłoszenie: „Kierownik projektów z doświadczeniem (najlepiej korporacyjnym), z MBA, z certyfikatem PMP, który ma pojęcie o zwinnym zarządzaniu projektami, potrzebny od zaraz”. Poszło.

No i mamy menedżera. Ba! Niejednego. Co dalej? Dalej, czas na zmiany. Jak grzyby po deszczu mnożą się procedury, szczegółowe instrukcje. Trzeba przecież jakoś uprzątnąć ten cały bajzel. Najwyższy czas, żeby ukrócić pracowniczą dezynwolturę! Z okrzykiem na piersiach „BANZAJ!” nowo zatrudnieni menedżerowie ruszają w bój. To, co kiedyś było społeczeństwem „równych”, z wolna zamienia się w hierarchię. Pojawia się łańcuch poleceń i służbowych zależności. Tworzy się nowa „rasa panów”. Tworzą ją dyrektorzy, kierownicy – ludzie o specjalnych przywilejach w firmie. W sposób zupełnie naturalny zaznacza się nowy podział w firmie – „MY” (ciemiężeni-szeregowi pracownicy) i „ONI” (ciemiężyciele, klasa panująca).

Zawodowi menedżerowie to profesjonaliści w pełnym calu. Bez dwóch zdań. Radzą sobie z całym bałaganem. Z chaosu powoli wyłania się porządek, ale jednocześnie znika przedsiębiorczość. Dotychczasowy startup zmienia się w zupełnie zwyczajne przedsiębiorstwo, które oprócz przeciętności, nie ma nic do zaoferowania. Przerażające, prawda? W trakcie swojej pracy spotkałem całkiem sporą liczbę firm, które borykają się z tym właśnie problemem: Jak zdefiniować system zarządzania firmą, żeby był optymalny?

Zarządzanie firmą = Zarządzanie energią

Firma to bardzo złożony system, w którym poszczególne jednostki są odpowiednio zorganizowane tak, żeby mogły wydajnie pracować. A praca to energia, którą wprowadzacie do systemu. Możecie ją ograniczyć albo uwolnić.

Firmy, definiując złożone procedury i instrukcje, mogą ograniczać wolność pracowników, a tym samym zmniejszyć poziom energii w systemie. I odwrotnie. Mogą zredukować poziom ich skrępowania, i wówczas energii będzie więcej.

Punkty przełomowe

Myśląc o projektowaniu systemu zarządzania firmą warto również pamiętać o tzw. „wartościach krytycznych”, „punktach przełomowych”, które mają niebagatelny wpływ na sposób funkcjonowania systemu.

Jeżeli zapalimy samochód, jego silnik z czasem będzie się coraz bardziej nagrzewał, aż w końcu będzie bardzo gorący. Co ciekawe, w miarę wzrostu temperatury silnik będzie się rozszerzał, ale nie zmieni swojego kształtu. Są jednak ciała, które pod wpływem ciepła zmieniają swój kształt. Dobrym przykładem jest woda. Jeżeli będziemy ją schładzać, w pewnym momencie zamieni się w lód. Jeżeli zaczniemy podgrzewać, wyparuje. Podobnie jest z firmą, która, w zależności od temperatury, może zmieniać swoje „stany skupienia”.

Rolą współczesnego systemu zarządzania nie jest już permanentny nadzór i kontrola pracowników, ale odpowiednie zarządzanie ich energią.

Jeżeli za bardzo schłodzicie system (dojrzała firma), wszystko zamarznie. Będziecie mieli świetnie zdefiniowane procesy, procedury i instrukcje. Na wszystko znajdzie się odpowiedni „papier”, szablon, czy czeklista. Wzrosną zależności pomiędzy jednostkami organizacyjnymi. Wszystkie decyzje będą wymagały odpowiednich uzgodnień (ze wszystkimi!), „podkładek”. Ludzie, a przynajmniej ci, którym się jeszcze będzie coś chciało, szybko nauczą się jak skutecznie „omijać” system. Bo inaczej się nie da. Strategia firmy będzie bardzo reakcyjna. Kreatywność, innowacyjność… będzie domeną tylko wąskiej grupy osób.

Z kolei, jeżeli za bardzo podniesiecie temperaturę w firmie (startup), za każdym razem będziecie wymyślać koło od nowa. Projekty, nowe inicjatywy nie będą korzystać z doświadczeń przeszłości, dobrych praktyk. Cytując klasyka: „Wyście sobie, a my sobie, każden sobie rzepkę skrobie”. Jeżeli w firmie jest „za gorąco”, trudno jest skoordynować pracę poszczególnych zespołów projektowych, trudno jest ogarnąć wzajemne zależności. Owszem kwitnie kreatywność, mnożą się innowacyjne pomysły, ale brakuje im wykończenia. Nikt nie myśli o ich realizacji.

Jak lekarz

Żadna skrajność nie jest dobra. Droga środka też chyba nie jest tutaj optymalnym rozwiązaniem. Musicie obserwować symptomy, wynikające ze zbytniego przegrzania lub schłodzenia systemu. Jak lekarz. I za każdym razem go dostrajać. To robota na zawsze. Nie da się raz ustawić temperatury, i oczekiwać, że to wystarczy.