Jak zaplanować dostępność zespołu, kiedy mamy dużo „wrzutek” w sprincie?

Cykl: Menedżer Plus
26 kwietnia 2017

10

Wiele początkujących zespołów scrumowych ma tendencję do zakładania, że wszystko, od pierwszego sprintu, pójdzie zgodnie z planem. Ale nie tylko zespoły scrumowe robią takie założenia. Jestem przekonany, że każdy z Was zna ludzi, którzy nie potrafią realistycznie oszacować, ile im zajmie wykonanie jakiegoś zadania.

Mówią: „To jest mała zmiana. Naprawienie tego zajmie tylko 5 minut” albo „Spoko! Do końca tygodnia na pewno będzie zrobione”, albo „Będę potrzebował 3 miesięcy na dokończenie tego projektu”.

W rzeczywistości jednak, zawsze potrzebują więcej czasu, niż pierwotnie zakładali. Bo, wcześniej czy później, napotykają różnego rodzaju trudności, których wcześniej nie przewidzieli. Ich szacunki były zbyt optymistyczne.

I kiedy dochodzi do takiej sytuacji, muszą jakoś zareagować. Pracują po godzinach. Niektórzy stosują różnego rodzaju skróty, oddają niedokończony projekt, albo w ogóle nie realizują zadań, do których się zobowiązali.

Czasem nawet inny członek zespołu musi zaangażować się w projekt, żeby nadrobić powstałe zaległości.

I bardzo podobnie jest w Scrumie.

Problemy, o których do mnie piszecie

W komentarzach, które pojawiły się pod wpisem do ostatniego podcastu podzieliliście się wyzwaniami, z którymi nie możecie sobie poradzić w Scrumie.

Wśród nich był komentarz Kasi i Łukasza, do których chciałbym się dzisiaj odnieść.

kasia-scrum-assistance

łukasz-scrum-assistance

Czy da się coś z tym zrobić?

Zacznę może do tego, że występowanie „zakłóceń”, o których pisze Kasia i Łukasz, wcale nie przekreśla możliwości stosowania Scruma w zespole.

To bardzo ważne założenie. Bo całkiem sporo zespołów scrumowych błędnie twierdzi, że jak są „wrzutki”, to nie ma Scruma. Albo, że nie powinniśmy go stosować w zespole.

Owszem, w Scrumie chodzi o to, żeby wyeliminować wszystkie niespodziewane zakłócenia w pracy zespołu. Tak, żeby zespół mógł spokojnie pracować nad realizacją celu sprintu.

Ale, jeżeli zespół scrumowy, w każdym sprincie, przeznaczy jakiś procent swojej dostępności na obsługę wspominanych „zakłóceń”, to te zakłócenia przestają już być nieoczekiwane. Bo stają się częścią planu sprintu.

I to jest rozwiązanie, które chciałbym Wam, w związku z dzisiejszym tematem, zaproponować.

Dobry zespół scrumowy, to taki zespół, który wybiega myślą w przyszłość. Planuje. Stara się przygotować na różne ewentualności. Spodziewa się nieoczekiwanego.

Tworzy bufory, które są częścią planu sprintu. Dzięki temu może swobodnie działać, kiedy pojawiają się „zakłócenia” i reagować na nieprzewidziane zdarzenia.

Jak stworzyć taki bufor?

Na początku każdego sprintu, zespół planuje swoją dostępność (ang. capacity), czyli czas, który zamierza poświęcić na realizację zadań z Backlogu Sprintu. Dostępność zespołu powinna również uwzględniać zdarzenia, których nie dało się przewidzieć w sprincie.

Ja zwykle rozróżniam 2 typy takich „zdarzeń”:

  • naprawa błędów
  • i zdarzenia, których nie da się przewidzieć w sprincie.

Bufor na błędy

To jest bufor, który dotyczy naprawy błędów w sprincie. Możecie go rozdzielić na dwa typy błędów:

  • Błędy wykryte i poprawione w sprincie (dotyczą Backlogu Sprintu)
  • Błędy tzw. produkcyjne, czyli błędy najczęściej zgłaszane przez klientów (dotyczą Backlogu Produktu)

Ile czasu przeznaczyć na obsługę błędów sprincie?

Trochę was rozczaruję, ale nie podam wam jednej konkretnej odpowiedzi. Bo jej nie ma 🙂 W każdym zespole może to wyglądać trochę inaczej.

Na początku musicie zabawić się w „zgaduj-zgadulę” i przyjąć jakąś wartość. Ja na przykład, na podstawie obserwacji w różnych firmach, zwykle przyjmuję bufor, który oscyluje wokół wartości 25-30%.

To jest oczywiście tylko punkt wyjścia, który później możecie zmienić. Pamiętajcie, że Scrum jest metodą empiryczną, która umożliwia szybkie zdobywanie wiedzy na doświadczeniu. Jeżeli po pierwszym sprincie okaże się, że bufor jest za mały, możecie go zwiększyć w kolejnym. I odwrotnie. Jeżeli przesadzicie, zawsze możecie to skorygować.

I jeszcze jedna uwaga. Przyjęcie określonego buforu „na błędy” w sprincie, wcale nie oznacza, że każdy błąd musicie dokładnie oszacować.

Bufor 30% to tylko informacja, że tyle i tyle czasu jesteście w stanie wygospodarować na zadania, związane z naprawą błędów w sprincie.

Bufor na zdarzenia, których nie da się zaplanować

Ja zwykle, oprócz buforu na obsługę błędów, planuję z zespołami jeszcze jedną taką „poduszkę” – na wszystkie nieplanowane zdarzenia, z którymi możemy mieć do czynienia w sprincie.

Mam tutaj na myśli głównie 3 typy zdarzeń:

  • Sytuacje „podbramkowe”. Chodzi o zadania („wrzutki”), którymi musicie się zająć w trybie natychmiastowym w sprincie (np. padł serwer i musicie go naprawić).
  • Zadania, które się „rozrosły” w sprincie. W czasie planowania zakładaliście, że praca nad jakimś zadaniem zajmie wam 5 godzin. Tymczasem, mijają 4 godziny i, wszystko na to wskazuje, że będziecie potrzebowali jeszcze dwa razy więcej czasu na dokończenie tego zadania.
  • Zadania, których nie dało się przewiedzieć podczas planowania sprintu. Choćbyście się nie wiem jak bardzo starali, zawsze będzie coś, o czym nie pomyśleliście przy planowaniu sprintu. W waszych głowach pojawią się jakieś nowe pomysły, rozwiązania…

planowanie buforów-scrum

Więcej na ten temat

Tematowi pracy z „wrzutkami” w sprincie poświęciłem odrębną lekcję w kursie internetowym Scrum Assistance, który startuje już za kilka tygodni, a dokładnie 22 maja. Dokładnie przez 7 dni od daty startu, będziecie mogli dokonać zakupu kursu, żeby już 29 maja spotkać się ze mną na pierwszej lekcji.

sac-pomarancz-png

Stworzenie kursu online już od jakiegoś czasu było moim marzeniem, które w styczniu otrzymało status najważniejszego celu na 2017 rok.

Od mojego pierwszego projektu scrumowego minęło kilkanaście lat. W tym czasie, pracowałem z ponad 50 firmami i setkami zespołów scrumowowych, którym pomagałem pracować bardziej zwinnie.

Ta współpraca pomogła mi stworzyć katalog konkretnych i sprawdzonych rozwiązań, dzięki którym, będziecie mogli szybko uporać się z wieloma podbramkowymi sytuacjami w Scrumie.

O czym jest ten kurs?

Na stronie kursu Scrum Assistance znajdziecie dokładny opis tego, co zawiera mój kurs.

Kilka słów o kursie pojawiło się również w ostatnim odcinku podcastu, w którym dzielę się z Wami moimi przemyśleniami na temat przyszłości zarządzania. Okazuje się, że na wiele obecnych wyzwań zarządzania zwinne metody pracy oferują przydatne odpowiedzi.

W kursie Scrum Assistance dzielę się tylko sprawdzonymi technikami i pomysłami. Lekcje zawierają konkretne propozycje działań, praktyczne wskazówki i porady, które przetestowałem na własnej skórze i z powodzeniem stosuję je w projektach u swoich klientów.

Od początku tworzenia kursu chodziło mi o jedno: kurs ma pomóc uczynić pracę w Scrumie bardziej wydajną. Jestem przekonany, że tak właśnie będzie 🙂

Dla kogo jest ten kurs?

Kurs „Scrum Assistance” przeznaczony jest dla Scrum Masterów, Product Ownerów oraz wszystkich członków zespołów projektowych – programistów, testerów, analityków, kierowników projektów i liderów.

Materiał zaprezentowany podczas kursu przyda się również osobom, które mają doświadczenie ze Scrumem, jak i tym, którzy posiadają wiedzę czysto teoretyczną, ale chcą się dowiedzieć jak zrobić krok dalej i wykorzystać ją w praktyce.

Kurs docenią zarówno Ci, którzy stosując Scruma na co dzień potykają się o różne problemy, jak również i Ci, którzy są na etapie przygotowań do wdrożenia Scruma w swoim zespole.

Dla kogo ten kurs NIE jest?

Ten kurs na pewno nie jest przeznaczony dla osób, które szukają podstawowej wiedzy o tym, czym jest Scrum. Mam w planach stworzenie takiego kursu, ale na dzień dzisiejszy ważna informacja: kurs „Scrum Assistance” nie spełni Waszych oczekiwań i zmarnujecie tylko zainwestowane pieniądze.

Z czego składa się ten kurs?

Kurs zawiera 20 lekcji wideo, ćwiczenia na każdy dzień oraz dodatkowe materiały takie jak checklisty i prezentacje.

Wszystkie lekcje zostały podzielone na 4 tygodnie pracy. Co tydzień udostępniany jest jeden moduł, czyli 5 lekcji, z których każda dotyka innego problemu w Scrumie.

Pakiet VIP jest poszerzony o dodatkowy tydzień, czyli zawiera ekstra 5 lekcji. Lekcje trwają od 7 do 10 minut – otrzymujesz je w formie wideo, audio oraz transkryptów.

scrum assistance-promo 2

Jak wygląda kurs od środka?

W każdym tygodniu rozpracowujemy scrumowe problemy odpowiadające innemu obszarowi tematycznemu:

scrum assistance-zakres

Co wyróżnia ten kurs?

Wiem, że w czasie trwana kursu możesz mieć różne plany i po prostu nie mieć ani jednej wolnej chwili, żeby codziennie przerabiać ze mną lekcje.

Dlatego między innymi, otrzymujesz wieczny dostęp do kursu, a to oznacza, że będziesz mógł z niego korzystać, kiedy tylko zechcesz, bez limitów czasowych i ograniczeń terminowych.

Materiały do kursu przygotowałem tak, aby w jak największym stopniu angażowały uczestnika kursu. To nie jest kurs z gadającą głową 🙂 Postawiłem na dynamiczny przekaz, bo uważam, że w ten sposób uczymy się najbardziej efektywnie.

Spodziewaj się grafik, wykresów, obrazów. Ci, którzy znają mnie z podcastów wiedzą, że jakość to dla mnie rzecz naprawdę priorytetowa.

Moje motywatory

Udział w kursie internetowym wymaga zaangażowania i samozaparcia. Chcę Cię w tej pracy wspierać, dlatego dostajesz więcej niż tylko materiały – zestaw motywatorów, które codziennie będą Cię zagrzewać do walki i skutecznie mobilizować.

Sekretna grupa na Facebooku z moim udziałem oraz moje wsparcie mailowe pomogą Ci pokonać wszystkie scrumowe problemy (wersja VIP).

Ile kosztuje ten kurs?

Kurs dostępny jest w dwóch wersjach:

  • BASIC (cena: 199 zł)
  • VIP (cena: 349 zł)

Na każdy wariant składa się: nieograniczony dostęp do modułów, materiały z kursu oraz certyfikat.

Wersja VIP wzbogacona jest o dodatkowy moduł, moje wsparcie mailowe oraz członkostwo w sekretnej grupie wsparcia na Facebooku z moim udziałem.

Ile będzie trwała sprzedaż kursu?

Sprzedaż kursu będzie trwała tylko 7 dni. Jak wiecie, pierwszy raz udostępniam taki kurs i wszystko, co wydarzy się w trakcie jego sprzedaży i w trakcie trwania kursu będzie dla mnie nowym, wspaniałym doświadczeniem 🙂

Niemniej jednak na chwilę obecną nie mogę powiedzieć czy będą kolejne edycje tego kursu oraz czy kształt kursu nie ulegnie zmianie.

Jest jeszcze coś, co ja nazywam wartością dodaną i w przypadku tego kursu występuje ona w dwóch wymiarach.

Pierwszy: otrzymujesz gwarancję zwrotu ceny. Jeśli naprawdę się przyłożysz i dasz z siebie wszystko, a mimo to uznasz, że nie udało Ci się pokonać tych problemów w Scrumie, zwrócę Ci całą zapłaconą kwotę. Serio!

A drugi wymiar to nic tylko czysto ludzki gest: 5% przychodu z KAŻDEGO sprzedanego kursu przeznaczam na Fundację Anny Dymnej Mimo Wszystko.

Logi_Mimo_Wszyst

Zachęcam do zapoznania się ze szczegółami kursu tutaj

Co dwie głowy, to nie jedna

W tym miejscu chciałbym serdecznie podziękować wszystkim członkom zespołu Scrum Assistance Team. Należą do nich:

  • Asia Damasiewicz – Asia, to bezwzględny mózg całej operacji. Moja prawa i lewa ręka 🙂 Asia zajmowała się koordynacją całego projektu. Szczegółowo planowała kolejne fazy, odpowiadała za ich realizację, no i ostro zagrzewała mnie do walki.
  • Kamil Ozirski – z Kamilem współpracuję już od dobrych kilku lat. Zaczęło się niewinnie, bo od projektu mojej strony z blogiem i podcastem [mariuszchrapko.com] 🙂 Kamil przygotował projekt graficzny strony kursu, a także wykonał logo.
  • Sebastian Troć – Sebastian zaprogramował wszystkie lub prawie wszystkie pomysły graficzne Kamila 🙂 Z Sebastianem, podobnie jak z Kamilem współpracuję od początku istnienia bloga i podcastu.
  • Paweł Reja – Paweł odpowiadał za integrację systemu płatności PayU z platformą kursu. Na pewno docenicie jego wysiłek przy dokonywaniu płatności za kurs 🙂
  • Karolina Szustak – przygotowała skład ebooka Scrumowo-pytajnikowo, którym rozpoczęliśmy promocję kursu.
  • Michał Korzeniowski – na co dzień jest właścicielem studia muzycznego Nonagram w Krakowie. Michał jest moim mentorem, jeśli chodzi o ustawienia dźwięku podcastu, a także poszczególnych lekcji kursu.
  • Przemek Białasz – udzielił mi kilku lekcji dobrego filmowania, a także przygotował intro i outro kursu.

Najtrudniejszy pierwszy krok

To będzie dla mnie niesamowita przyjemność i wielkie wydarzenie spotkać się z Wami na kursie „Scrum Assistance”. I szczerze mówiąc już nie mogę się doczekać 🙂

Jeśli chcecie i jesteście gotowi stawić czoło wyzwaniom w Scrumie, zapraszam! Czekam na Was! 😉

I na koniec mała prośba. Jeśli znacie osobę, która zmaga się z różnymi scrumowymi problemami, aż spędza jej to sen z powiek – koniecznie prześlijcie notkę o tym wpisie dalej 🙂

Z góry bardzo Wam dziękuję za pomoc w rozpropagowaniu informacji o tym kursie!