Jak sobie radzić z napiętymi terminami w projekcie i być kreatywnym?

Cykl: Kreatywni
25 marca 2015

6

Parę miesięcy temu, wymyśliłem sobie, że, z okazji Nowego Roku, zrobię prezent dla subskrybentów mojego newslettera i napiszę dla nich eBooka.

Kiedy wpadłem na ten pomysł, był ostatni poniedziałek grudnia 2014. Tuż przed Sylwestrem. Do Nowego Roku zostało mi dokładnie 3 dni. Biorąc pod uwagę, że nie miałem bladego pojęcia o „robieniu” eBooków, uważam, że 3 dni na zamknięcie tego projektu, to całkiem niezły wynik.

Stało się. 1 stycznia 2015 roku, w skrzynkach odbiorczych moich kochanych subskrybentów wylądował prezent-niespodzianka: „Zwinny kapelusz” – eBook o definiowaniu ról w projektach agile.

Pamiętam, że kiedy już oficjalnie rozesłałem link do książki, dopadła mnie chwila refleksji: co by było, gdybym na to wszystko miał trochę więcej czasu? Zrobiłbym więcej? Mniej? Tyle samo?

Czy nie jest tak, że silna presja czasu zabija w nas kreatywność?

Czy deadline zabija kreatywność?

W Harwardzkiej Szkole Biznesu profesor Teresa Amabila wraz z kilkoma współpracownikami, przeprowadziła bardzo interesujące badanie, które badało wpływ silnej presji czasu na kreatywność.

W badaniu wzięło udział łącznie 177 pracowników firm amerykańskich, którzy wchodzili w skład 22 zespołów projektowych. Firmy pochodziły z 3 branż: chemicznej, high-tech i produktów konsumenckich. Uczestnicy badania, na co dzień brali udział w projektach, w których kreatywność miała duże znaczenie.

W trakcie badania, każdy z uczestników prowadził elektroniczny dziennik, w którym skrupulatnie zapisywał, co wydarzyło się w pracy.

Wyniki badania, były dość zaskakujące. Jak się okazało, presja czasu, jeżeli jest wprowadzona z głową, wcale nie musi szkodzić kreatywności. Bo od samego deadline’u, dużo ważniejsze są określone warunki pracy, od których zależy nasza kreatywność.

Jak sobie radzić z napiętymi terminami i być kreatywnym?

Współczesny świat zarządzania to świat kreatywności. Każdy menedżer oczekuje od pracowników, że będą pracować i myśleć kreatywnie. Z drugiej strony, oczekuje też, że będą szybko reagować na na zmieniające się wyzwania rynku.

Co zrobić, żeby napięte terminy nie ograniczały naszej kreatywności? Jak pracować i nie zwariować, dotrzymując podjętych zobowiązań?

Poniżej zebrałem kilka sprawdzonych technik, które pomogą wam przetrwać kolejny deadline’owy armagedon w projekcie i wciąż być kreatywnym.

  1. Bądź szczery. Jeżeli menedżer, na starcie projektu dopytuje się, na kiedy coś będzie zrobione – dajcie mu szczerą odpowiedź, bez owijania w bawełnę. Jeżeli klient narzuca wam jakąś datę, a wy dobrze wiecie, że jej nie dotrzymacie – nie bójcie się powiedzieć, że nie zdążycie. Jeżeli uważacie, że trzeba będzie zaangażować dodatkowych ludzi w projekcie lub „przyciąć” trochę jego zakres, bo nie zdążycie – informujcie o tym szczerze, bez niepotrzebnej ściemy. I jeszcze jedno – im szybciej zaczniecie komunikować absurdalność przyjętych terminów w projekcie, tym lepiej. Aha, i niech wam się nie wydaje, przez szczerość stracicie klienta. Jeżeli tak, z pewnością nie warto było z nim współpracować.
  2. Skup się. Możecie mieć naprawdę napięte terminy w projekcie, ale jeżeli, w tym czasie, będziecie próbowali złapać kilka srok za ogon, na działania twórcze nie macie co liczyć. Uczestnicy wspominanego wcześniej badania wykazywali się dużym poziomem kreatywności, pracując pod dużą presją czasu, ale tylko wtedy, kiedy w pełni mogli skupić się na pracy w jednym projekcie. Jeden z badanych w swoim dzienniku napisał: „Pod koniec dnia, kiedy wszystkie dokumenty były już gotowe, uświadomiłam sobie jak bardzo – ja i Katherine – byłyśmy dzisiaj kreatywne. Miałam możliwość, na cały dzień, zamknąć się w pokoju – z dala od telefonów, biurowego hałasu i innych „przeszkadzajek” – i spokojnie pracować. Jestem naprawdę dumna z tego, co udało nam się zrobić”.
  3. Wspieraj zespół. Menedżer, który, z jednej strony – kładzie nacisk na termin realizacji projektu, z drugiej – wymaga od pracowników, żeby jednocześnie, popychali tematy z kilku inicjatyw na raz, może liczyć się z tym, że w takich warunkach kreatywność się nie rozwinie. Nie ma szans. I kolejny cytat z dziennika: „Dzisiaj jeden problem gonił drugi. Chciałem skończyć kilka ważnych tematów, związanych z transferem produktu, a zamiast tego, spędziłem dzień na gaszeniu firmowych pożarów”. Silne skupienie na realizacji projektu nie jest możliwe bez wsparcia kadry kierowniczej. Wynika to głównie z tego, że wszyscy w naszych firmach doskonale zdają sobie sprawę, że ciągnięcie kilku srok za ogon ma wpływ na produktywność pracowników, a mimo to nikt z tym nic nie robi. Jeżeli pracownik w 100% chce poświęcić swój czas na realizację zadań w swoim projekcie (i tylko nim), musi mieć pełne wsparcie swojego szefa. W przeciwnym wypadku, będzie permanentnie zalewany „wrzutkami” z innych projektów. Raczej sam sobie nie poradzi z innymi menedżerami w firmie.
  4. Wyjaśnij, dlaczego to robimy? Jeżeli silna presja czasu w waszych projektach jest nieunikniona, musicie wiedzieć, dlaczego tak się dzieje. Co jest powodem takiego, a nie innego tryby pracy. Tutaj, znowu dużo ma do zrobienia menedżer lub lider waszego zespołu, który powinien dokładnie wyjaśnić wam, skąd taka potrzeba pilności się bierze. Jeżeli będzie dla was jasne, po co to robicie, poczujecie się bardziej oddani sprawie.
  5. Podziel projekt na krótkie odcinki. Deadline’y są dobre, jeżeli są krótkie. Tutaj bardzo dużo współczesne zarządzanie może nauczyć się od metod zwinnych. Jednym z głównych założeń filozofii agile jest praca w krótkich cyklach wytwórczych (1-3 miesiące), które dzielą się na jeszcze krótsze odcinki (2-4 tygodniowe). Takie podejście pozwala ustawić bardziej realistyczne cele w projekcie i zwiększyć jego transparentność.
  6. Planuj kreatywność. Kreatywność wymaga odpowiedniego podłoża. W Google pracownicy mają możliwość poświęcenia 20% swojego czasu (jeden dzień w tygodniu) na prowadzenie prywatnych projektów badawczych, tzw. „pieszczoszków” (od ang. pet projects). Wymyślają prototypy, nowe funkcjonalności, wszystko, czego ich zdaniem brakuje w linii rozwojowej firmy. W ten sposób na przykład, Ben Goodger i Darin Fisher, wymyślili popularną dzisiaj przeglądarkę Google Chrome. Podobne podejście stosuje australijska firma Atlassian. Całkiem spora liczba funkcjonalności, które wielu z Was, na co dzień używa w narzędziu JIRA, powstało w ramach tzw. „ShipIt Days”, czyli czasu, w którym programiści pracowali nad różnymi pomysłami, mającymi związek z dotychczasowymi produktami firmy. Jeżeli planujecie projekt, pomyślcie o tym, żeby nie jechać cały czas na autopilocie. Trzeba mieć czas na pracę kreatywną. W trakcie projektu, zaplanujcie w swoich zespołach miejsce na retrospektywy, burze mózgów, hakatony i inne działania twórcze.

Głupie deadline’y są złe, bo ograniczają nasze twórcze myślenie w projekcie. Jeżeli jednak stosujemy je z głową i zapewnimy ludziom odpowiednie warunki do pracy, wcale nie muszą zabijać naszej kreatywności.

Techniki, które dzisiaj przedstawiłem, mogą wam to znacznie ułatwić.

Spróbujcie wdrożyć, chociaż jedną z nich w swoim kolejnym projekcie. I koniecznie dajcie znać, jak było.