Współczesny pracownik i jego wydajność

Cykl: Menedżer Plus
20 grudnia 2013

4

Do niedawna uważałem, że temat produktywności pracowników, już wkrótce odejdzie do lamusa. Po części wzięło się to stąd, że zmieniły się trochę potrzeby współczesnych organizacji w zakresie wprowadzania różnego rodzaju usprawnień.
Od jakiegoś czasu, kiedy pytam klientów o powody wdrażania metod agile w ich organizacji, często odpowiadają: „Chcemy zmniejszyć dystans między IT i Biznesem”, „Chcemy lepiej reagować na zmieniające się priorytety”, „Skrócić czas dostarczania produktu na rynek”, a nawet „Zależy nam bardzo na tym, żeby ludzie byli zadowoleni”. Pamiętam, że dawniej, kiedy uruchamialiśmy podobne inicjatywy, z ust kadry zarządzającej padały często bardzo „twarde” i dobitne oczekiwania, w stylu: „Chcemy zmniejszyć gęstość błędów o 15%” albo „Chcemy poprawić produktywność o 25%”. Dzisiaj już tak nie jest, a przynajmniej zdarza się bardzo rzadko.

Drugi powód zwątpienia

Drugi powód mojego zwątpienia wynikał z pewnej nieporadności samego pomiaru produktywności w zderzeniu ze światem filozofii agile. Bardzo często okazywało się, że po wdrożeniu, wpływ tych metod na wskaźnik produktywności wcale nie był aż taki duży. Oczywiście dawało się zaobserwować pewien wzrost w obszarze wydajności, ale nie taki, jakiego wszyscy się spodziewali. Czasem nawet, przez okres pierwszych kilku miesięcy było gorzej niż na początku.

Przyznacie, że to dość kuriozalna sytuacja. Z jednej strony, wprowadzamy do firm nowe, bardziej zwinne metody działania, odchudzamy procesy; z drugiej, w temacie produktywności, dopada nas jakaś bezradność. „Dziwnie dziwne” – jak by powiedział Wielki Elektronik w „Podróżach Pana Kleksa”.

Czynniki, które wpływają na wydajność dzisiaj

Kilka miesięcy temu prowadziłem cykl warsztatów, przygotowujących firmę do wdrożenia metod agile w organizacji i temat produktywności jakoś tak naturalnie wypłynął. Był dla uczestników ważny. W konsekwencji, zdecydowaliśmy się poświęcić cały jeden dzień na przegadanie tego właśnie tematu. Poniżej krótkie podsumowanie tego, co nam wyszło:

  • Produktywność w erze zwinnych praktyk zarządzania wcale nie traci na swojej aktualności, ale wymaga przedefiniowania.
  • Tradycyjne mierniki produktywności, które wyrażała liczba uzyskanych efektów w stosunku do poniesionych nakładów pracy są mocno NIEDOPASOWANE do nowych, innowacyjnych praktyk zarządzania.
  • Na produktywność współczesnych pracowników wpływa trafność zdefiniowanych przed nimi zadań. Doszliśmy do wniosku, że oprócz czytelnej identyfikacji zadań, duże znaczenie ma także to, kto je definiuje. Zgodziliśmy się, że wydajność pracowników jest dużo większa, jeżeli mają oni dużą swobodę działania. Bo, koniec końców, pracownik sam wie najlepiej, czym w danym momencie powinien się zajmować i jakie zadania są najważniejsze dla projektu.
  • Oprócz trafnej identyfikacji zadań, duże wpływ na wydajność pracownika ma również to, jak bardzo może się on skoncentrować na ich realizacji. Wielozadaniowość powoduje spadek produktywności.
  • Praca nad produktywnością pracownika to praca nad jego odpowiedzialnością za wykonywaną pracę, a także za produkt, który rozwija. Wzrost odpowiedzialności pracownika, który przyczynia się do wzrostu jego wydajności, nie jest z kolei możliwy bez zwiększenia jego autonomii. Jakkolwiek absurdalnie to brzmi, pracownik samodzielnie powinien zarządzać swoją produktywnością. Wcześniej dbał o to jego menedżer.
  • Inwestowanie w rozwój pracowniczy sprzyja wzrostowi wydajności pracownika. Jednak nie tylko firmie powinno zależeć na tym, żeby jej pracownicy mogli się rozwijać. Pracownik sam powinien się o to troszczyć (chęć rozwijania się, zgłębiania nowych tematów, poszukiwania innowacyjnych rozwiązań, angażowanie się w różnych społecznościach etc.).
  • Ostatnim punktem, który pojawił się na naszej liście była innowacyjność. Wzrost produktywności współczesnych pracowników zależy od innowacyjności, przez którą rozumiem zdolność realizowania nowych pomysłów. To także zdolność do inicjatywy.

Nie ilość, ale jakość

Jak mierzyć produktywność w erze zwinności? Tradycyjne pomiary produktywności koncentrowały się przede wszystkim na wskaźnikach ilościowych. W informatyce mierzyliśmy na przykład liczbę linii kodu wytwarzanych dziennie przez programistę. Współczesna praktyka zarządzania wymaga od nas zupełnie innego podejścia: skoncentrowania się na miernikach jakościowych. Innymi słowy, jeżeli chcecie ocenić pracę trenera-szkoleniowca, nie jest ważne ile ludzi zgłosi się na jego szkolenie. Z punktu widzenia jego wydajności ważne jest to, ilu z uczestników jest w stanie się czegokolwiek na jego zajęciach nauczyć. Idąc dalej tym tropem, nie ważne jest ile wymagań klienta uda Wam się zaimplementować, ale ile spośród nich stanowi dla niego rzeczywistą wartość.

Wymyśleć mierniki od nowa

Taka perspektywa wymusza zbudowanie mierników od nowa. A to nie jest łatwe. Mówimy przecież o rzeczach zgoła niemierzalnych. Podczas uczestników naszych warsztatów panowała dość zgodna opinia, że zanim zaczniemy wymyślać nowy system miar, najpierw powinniśmy skupić się na czynnikach, które wydajność mogą faktycznie poprawić. Wśród nich do najważniejszych należy umiejętności przyciągnięcia i zatrzymania najlepszych pracowników w firmie. Od tego powinniśmy zacząć.