Jeżeli możesz, automatyzuj!

Cykl: Produktywność
7 kwietnia 2016

4

Trochę mi zajęło zanim doceniłem przydatność różnego rodzaju narzędzi, za pomocą których pewne czynności mógłbym robić po prostu szybciej.

Przez długi czas wszystko robiłem sam, ręcznie, bez żadnego dodatkowego wsparcia z zewnątrz. Setki razy powtarzałem jakąś czynność, którą spokojnie mógłbym zautomatyzować.

Powód był prosty. Kasa! Narzędzia, mimo, że bardzo ułatwiają robienie wielu spraw – trochę kosztują. I kiedy zaczynałem swoją przygodę z biznesem online, po prostu nie chciałem inwestować w rzeczy, które mogłem spokojnie zrobić sam.

Myślę też, że oprócz pieniędzy, drugim ważnym powodem unikania automatyzacji, był czas potrzebny na naukę tej, czy innej apki.

I tu miałem do czynienia z sytuacją zupełnie paradoksalną. Z jednej strony, robiłem wszystko sam, żeby nie tracić czasu na uczenie się nowych aplikacji. Z drugiej, traciłem go całe mnóstwo na robienie rzeczy, które spokojnie mógłbym zautomatyzować.

Dzisiaj jest inaczej. Dzięki stosowaniu kilku prostych aplikacji, zobaczyłem jak dużo cennego czasu można zaoszczędzić, nie zawsze wydając dużo pieniędzy.

Oto kilka przykładów:

Zarządzanie kanałami społecznościowymi.

Muszę przyznać, że długo szukałem fajnego rozwiązania w tym temacie. Na początku używałem Buffera. Później przesiadłem się na Post Planner.

Jednak w każdym z tych narzędzi coś mi nie pasowało. Aż w końcu, na kursie FB Marketing z Pasją Ula Phelep wspomniała o Edgarze. I zakochałem się w tym narzędziu od pierwszego wejrzenia. Miałem wrażenie, że tę aplikację zaprojektowała osoba, która borykała się z takimi samymi problemami, które ja miałem. Nie jest to tanie rozwiązanie, ale nie żałuję żadnego dolara, które na nie wydaję.

Edgar to aplikacja, dzięki której mogę sobie zaprogramować publikację dowolnego wpisu na fejsbuku, twitterze, czy linkedinie. Wcześniej, jak chciałem was poinformować, że na blogu pojawił się nowy wpis, musiałem pamiętać, żeby na przykład o 9.00 wieczorem odpalić komputer i puścić odpowiednie info. Teraz robi to za mnie Edgar 😉

Używanie szablonów maili.

To jest prawdziwy „game changer”. Zaoszczędził mi naprawdę sporo czasu. Bardzo często dostaję od was wiadomości, które dotyczą tego samego tematu. Na przykład ktoś pyta o to, jakie książki poleciłbym początkującemu liderowi? Albo jakie moim zdaniem są najlepsze studia podyplomowe, czy kursy związane z zarządzania projektami? Albo ktoś proponuje mi napisanie jakiegoś artykułu, czy regularną współpracę z jakimś portalem tematycznym…

Wtedy używam właśnie gotowego szablonu z listy.

Dopóki nie spróbujecie, nie zobaczycie ile czasu możecie w ten sposób zaoszczędzić. Co ciekawe, nie potrzebujecie żadnego dodatkowego narzędzia do tego, żeby zacząć korzystać z takich mailowych szablonów.

Wystarczy wykorzystać mechanizm tworzenia podpisów w waszym kliencie pocztowym. Podpis jest przecież też pewnego rodzaju działaniem, mającym na celu automatyzację. Podobnie jest z każdym innym rodzajem maila, który się powtarza.

Używanie skrótów klawiszowych.

Praca ze skrótami klawiszowymi na początku wymaga trochę cierpliwości, ale później jest już z górki.

Ja, ze skrótów klawiszowych zacząłem na serio korzystać dopiero kilka lat temu, gdy przerzuciłem się na Mac’a. Wcześniej, na Windowsie, głównie pracowałem myszką. Chociaż system Microsoft, wbrew obiegowym opiniom, też oferuje całkiem sporo skrótów.

Do nauki skrótów na Mac’u możecie na początku wykorzystać program KeyCue lub CheatSheet. Ten drugi jest całkowicie darmowy.

Po jakimś czasie, oprócz korzystania z predefiniowanych skrótów systemowych, zacząłem tworzyć własne. I to jest mega przydatna rzecz! Bardzo często jak dostaję od kogoś maila, swoją odpowiedź zaczynam od słów: „Dzięki za kontakt!”. Żeby za każdym razem nie wyklepywać tego samego zdania, utworzyłem sobie skrót „!dz”. Wystarczy, że go wpiszę, a w tekście maila automatycznie pojawia się zwrot: „Dzięki za kontakt!”. Później, wrzucam kolejny skrót „!bar” i mam kolejne zdanie: „Bardzo się cieszę, że mój blog Ci się podoba i dziękuję za miłe słowa pod adresem książki”. Ponieważ stopka wstawiana jest automatycznie, bardzo często odpisuję na maila, używając tylko kilku skrótów.

Innym przydatnym skrótem, z którego nagminnie korzystam jest „@@@”. Jeżeli wpiszę trzy małpki, to automatycznie (w dokumencie, w mailu) pojawia się mój adres mailowy.

Gdybyście chcieli zabrać się za definiowanie własnych skrótów klawiszowych, polecam artykuł Pawła Opydo który na swoim blogu przygotował małą ściągę.

Warto też wspomnieć, że do tworzenia skrótów klawiszowych, możecie także używać specjalnych narzędzi. Na Mac’u na przykład, do bardziej znanych należą: Typinator i TextExpander. Z kolei dla komputerów PC, z Windowsami, najpopularniejszy jest Phrase Express i AutoHotkey.

Automatyzacja procesu logowania i wpisywania haseł.

Zamiast logować się za każdym razem do jakiegoś serwisu, czy aplikacji, robi to za mnie narzędzie Dashlane. To mój mały sejf, w którym trzymam wszystkie hasła do witryn internetowych, czy usług online, z których korzystam. Szczerze mówiąc, nie wyobrażam sobie życia bez tej aplikacji. Jest bardzo wygodna, bo nie muszę pamiętać każdego loginu i hasła z osobna. Oczywiście, można się bez tego obejść i mieć jedno hasło do każdego serwisu. Ale to rozwiązanie jest średnio bezpieczne.

Dashlane pamięta różne hasła, które są dodatkowo szyfrowane. Rzecz, która jest bardzo przydatna, umożliwia automatyczne logowanie. Wystarczy jedno kliknięcie i po krzyku.

A Wy? Jak automatyzujecie swoją pracę?