Exposé Scrum Mastera, czyli od czego zacząć pracę z nowym zespołem

Cykl: Menedżer Plus
31 marca 2016

6

Dzisiejszy wpis przygotowałem specjalnie z myślą o świeżo upieczonych Scrum Masterach. Pokażę wam bardzo konkretne narzędzie, które bardzo ułatwi wam pracę z waszym zespołem.

Jest nim Exposé Scrum Mastera.

Czym jest Exposé Scrum Mastera?

W Wikipedii możemy przeczytać, że exposé – to programowe przemówienie premiera na forum parlamentu, w którym zaprezentowane są podstawowe założenia i kierunki polityki rządu. Wygłaszane jest najczęściej w związku z powołaniem nowego gabinetu.

I bardzo podobnie jest w przypadku Scrum Mastera. To jest jego pierwsze „programowe przemówienie”, w którym przedstawia zespołowi swoje reguły, zasady i wartości, którymi w swojej codziennej pracy będzie się kierował.

Sprzyja budowaniu zespołu

Exposé bardzo sprzyja procesowi budowania zespołu. Zwłaszcza w początkowej fazie, kiedy zespół dopiero się tworzy. Członkowie grupy, która dopiero powstaje potrzebują jasnych i przejrzystych reguł działania. Dzięki temu czują się bardziej pewnie, bezpiecznie i komfortowo. Dzięki exposé wiedzą, czego mogą się po swoim Scrum Masterze spodziewać.

Na początku, kiedy zaczynacie stosować Scruma w firmie, ludzie bardzo często boją się nadchodzących zmian. I czasem, zupełnie podświadomie przypisują innym złe intencje. W tym, także Scrum Masterowi.

Dlatego, jeżeli na początku swojej pracy z zespołem, szczerze i jasno określicie swoje zasady i wartości, to ludzie nie będą mieli zbyt dużo miejsca na projekcje i domysły.

Przedstaw zespołowi swoje reguły. Nie skazuj ich na domysły. Powinni wiedzieć, co jest dla Ciebie ważne i jak zamierzasz ich motywować.

Kiedy wygłosić exposé w Scrumie?

Są trzy momenty, kiedy Scrum Master może wygłosić swoje exposé.

1. Tworzenie nowego zespołu.

Tu, najlepszym momentem, żeby wygłosić swoje exposé jest tzw. Sprint „Zerowy”, w którym między innymi powstaje zespół scrumowy. Macie wtedy niepowtarzalną okazję, żeby spotkać się z jego członkami i właśnie, w formie krótkiego exposé, opowiedzieć im o swoich regułach i wartościach.

2. Zmienia się skład zespołu.

Tutaj możecie rozważyć dwa podejścia. Pierwsze, wygłoszenie exposé tylko dla nowych członków zespołu. I drugie, którego jestem większym zwolennikiem – wygłoszenie exposé dla całego zespołu. Po to, żeby raz jeszcze przypomnieć ludziom o zasadach, którymi się kierujecie w waszej codziennej pracy z nimi.

3. Wprowadzanie zmian w organizacji.

Zmiany organizacyjne mogą być bardzo różne. Zmienia się na przykład strategia prowadzenia firmy. Następują zmiany personalne, organizacyjne. To jest też dobry moment, żeby spotkać się z zespołem i przypomnieć, że zasady i wartości, którymi się kierujemy wciąż są aktualne. I w tej sferze nic się nie zmieniło.

Jak wygłosić exposé?

Exposé Scrum Mastera powinno składać się z 3 zwięzłych części, które przypominają wstęp–rozwinięcie-zakończenie.

WSTĘP: Przedstawienie intencji, które wyjaśniają powód wygłoszenia exposé

Exposé, początkowo może wywołać szereg różnych projekcji ze strony zespołu. A po co on/ ona to robi? Scrum Master nie jest przecież żadnym „szefem”. A tutaj takie „menedżerskie” gadki.

Uwierzcie mi, jeżeli jasno i szczerze przedstawicie najważniejsze motywy swojego wystąpienia, ludzie z zespołu nie będą mieli później powodów, żeby coś podejrzewać, czy snuć jakieś nieuzasadnione domysły na wasz temat.

Możecie rozpocząć swoje exposé na przykład tak:

Cześć! Jestem Marek. Od najbliższego sprintu będę Nowym Scrum Masterem w naszym zespole i chciałbym, żebyście wiedzieli, że wcale nie jest to dla mnie łatwa sytuacja. Dlatego nasze spotkanie chciałbym zacząć do przedstawienia kilku reguł i zasad, którymi na co dzień będę się kierował w pracy jako Scrum Master, a które ułatwią nam komunikację i wzajemne zrozumienie.

ROZWINIĘCIE: Określenie zasad współpracy

Po tym krótkim wstępie, w którym przedstawiacie swoje intencje, możecie przejść do drugiej części, w której określacie zasady, reguły i wartości, którymi będziecie kierować się podczas swojej pracy z zespołem.

Bardzo Was zachęcam, żebyście używali prostych, krótkich zdań, które wprost, bez owijania w bawełnę powiedzą ludziom, o co wam chodzi.

Typowe zwroty, których możecie użyć to:

  • Dla mnie ważna jest…
  • Będę szczególnie doceniał…
  • Zamierzam wspierać…
  • Najbardziej będę zwracał uwagę na…

Druga część exposé może brzmieć na przykład tak:

Dla mnie szczególnie ważne jest, żebyśmy w naszej codziennej pracy respektowali zasady i wartości Scruma. Jedną z moich odpowiedzialności jako Scrum Mastera jest dbanie o to, żeby Scrum był rozumiany i stosowany w naszym zespole. Dlatego, dla mnie bardzo ważne jest punktualne przychodzenie na spotkania w Scrumie, zwłaszcza na Codzienne Scrumy. Będę także szczególnie doceniał wasze zaangażowanie w codzienne działania oraz wzajemną pomoc przy pracy nad zadaniami w sprincie. Szczególnie będę wyróżniał nowe pomysły, które przyczynią się do usprawnienia pracy naszego zespołu.

Typowym błędem, który popełniają Scrum Masterzy podczas wygłaszania swojego exposé jest używanie bardzo ogólnych, mało konkretnych sformułowań typu: Będę doceniał szczerą i otwartą komunikację. Czyli co? Jeżeli chcecie użyć takiego sformułowania rozwińcie go. Na przykład tak:

Będę doceniał szczerą i otwartą komunikację. Bardzo zależy mi na tym, żebyście mówili o wszystkich przeszkodach, które utrudniają waszą pracę w sprincie. Jako Scrum Master będę wam je skutecznie usuwał z drogi.

ZAKOŃCZENIE: Zamknięcie exposé

Przedstawiliście swoje reguły i wartości zespołowi, teraz czas, żeby upewnić się, czy wszystko zostało właściwie zrozumiane.

I tutaj mam dobrą radę. Zamykając Wasze exposé, nie pytajcie ludzi „Co o tym sądzicie?” albo „Czy macie jakieś uwagi? Spostrzeżenia?”. Takie pytania prowadzą do niepotrzebnej dyskusji nad sensem waszego exposé, a przecież nie to chodzi.

Celem exposé jest przedstawienie Waszych reguł i zasad działania. Kropka. To są wasze wartości na które stawiacie w swojej nowej roli. Nie pytajcie ludzi co myślą na ich temat.

Zamiast tego, lepiej jest doprecyzować, to co jest niejasne. Typowe pytania, których możecie użyć na koniec swojego exposé mogą wyglądać na przykład tak:

Może powinienem coś dodać, doszczegółowić? Czy ja to dobrze wytłumaczyłem?

Kilka dobrych praktyk

I mam jeszcze kilka dobrych praktyk na koniec, które pomogą wam lepiej przygotować się do wygłoszenia swojego pierwszego exposé:

  • Zwróćcie uwagę, żeby lista zasad i reguł nie była długa. Naprawdę, wystarczy tylko kilka punktów. Ja ograniczam się zazwyczaj do trzech. Więcej ludzie i tak nie zapamiętają.
  • Pamiętajcie, że exposé Scrum Mastera jest monologiem, a nie dialogiem z członkami zespołu Scrumowego. Dlatego powinniście się do niego dobrze przygotować. Ja zawsze ćwiczyłem sobie takie wystąpienie, czasem nagrywałem na dyktafon w komórce – to bardzo pomaga. Szkoda by było, żeby trema, która może się pojawić, zaburzyła wasz przekaz.
  • I kolejna ważna uwaga. Mówiąc o zasadach współpracy, nie róbcie ludziom szkolenia ze Scruma. Nie opisujcie reguł, praktyk. Mówcie o zasadach i wartościach, które dla was są ważne we wzajemnych relacjach z zespołem, a nie to, co mogą przeczytać w Scrum Guide.
  • Pamiętajcie, że wasze exposé może być totalnie różne od exposé, które wygłosi wasz kolega, czy koleżanka w innym zespole. Każdy Scrum Master może stawiać na inne wartości. Dla każdego z nas inne zasady i reguły mogą być najważniejsze. Nie ma w tym nic złego.

A jak Wy zaczynacie swoją pracę z nowymi zespołami w Scrumie?