Sztuka eliminowania zadań

Cykl: Produktywność
17 marca 2016

5

Miałem taki moment w życiu, kiedy myślałem, że jak będę ciągle dokładał sobie roboty, to jest jakiś cień szansy, że uda mi się osiągnąć sukces. Innymi słowy, dbałem o to, żeby mieć stale jakieś zajęcie.

Jak ktoś mnie o coś prosił, nikomu nie odmawiałem. Brałem na siebie wszystkie możliwe zlecenia, w firmie (pracowałem jeszcze wtedy na etacie) byłem takim „działowym wolontariuszem”. Po prostu – wydawało mi się, że tak trzeba.

I okres ten trwał bardzo długo. Jednak w pewnym momencie, dotarło do mnie, bardzo boleśnie, że w zasadzie, to pracuję non stop. Siedem dni w tygodniu. Świątek, piątek… A żeby zrobić sobie wolne, chociażby w niedzielę, to musiałem się nieźle postarać. Bo ciągle było coś do zrobienia. Jakieś slajdy, jakiś artykuł. Coś.

Jeżeli jesteście na takim etapie w swoim życiu lub nieuchronnie tam zmierzacie, to ten wpis jest dobrym pretekstem, żeby wszystko sobie na nowo, raz jeszcze przemyśleć i poukładać.

Peter Drucker, nazywany papieżem zarządzania powiedział kiedyś, że:

Nie ma nic bardziej bezużytecznego niż efektywne robienie czegoś, co nie powinno być robione wcale.

Peter Drucker

My czasem lubimy angażować się w realizację różnego rodzaju rzeczy tylko po to, żeby mieć poczucie, że mamy coś odhaczone na liście, że coś się popchnęło do przodu. Bo to fajne uczucie jest, prawda? Wiem, co mówię, bo sam tak miałem.

Umiejętność eliminowania rzeczy, których nie musimy robić – to jedna z podstawowych praktyk zarządzania czasem, które stosuję.

Bo produktywność wcale nie polega na tym, żeby mieć nie wiadomo ile do roboty. W produktywności chodzi o to, żeby skupiać się na tych zadaniach, które mają dla nas jakąś wartość.

Rzeczy, bez których możemy się obejść

No dobrze. Z jakich rzeczy możecie spokojnie zrezygnować w swojej codziennej pracy? Poniżej podaję kilka przykładów:

  • Pisanie długich maili. Mam taką zasadę, że jeżeli ktoś wysyła do mnie maila, którego treść nie mieści się w okienku podglądu wiadomości, zazwyczaj nie odpisuję. Oddzwaniam. Tak jest szybciej. Nie lubię długich maili. Długie maile, to wróg produktywności. Nikt nie ma czasu ich czytać, choćbyście nie wiem, jak dużo energii wkładali w ich napisanie.
  • Mailowe „przepychanki”. To jest dość częste zjawisko w naszych firmach, a już szczególnie w korporacjach. Nie wiedzieć czemu, zamiast podejść do kogoś i najzwyczajniej w świecie pogadać na jakiś temat, wolimy całą dyskusję „przerzucić” na maila. Dlaczego tak? No bo przecież trzeba mieć na wszystko podkładkę, prawda? Pamiętam jak kiedyś siedziałem u klienta i miałem chwilę, żeby poodpisywać na maile. Przysiadłem się do jednego z wolnych biurek, wyjąłem laptopa, otworzyłem skrzynkę i… działam. W pewnym momencie widzę, że mój Inbox rozgrzewa się do czerwoności, bo dwóch firmowych kolegów, siedzących dosłownie tuż obok mnie, zaczęło ze sobą „rozmawiać”. Za pomocą maila oczywiście. Że już o rzeszy „świętych”, dodanych na CC (w tym mnie) nie wspomnę. Dla mnie tego typu firmowe „łańcuszki szczęścia” zawsze są oznaką pewnej niezdrowej kultury organizacyjnej, która panuje w wielu naszych firmach. Bo, jeżeli w pracy muszę mieć na wszystko „podkładkę”…
  • Niepotrzebne spotkania. W wielu sytuacjach, nasze firmowe spotkania to sztuka dla sztuki. Mam czasem wrażenie, że ludzie spotykają się, bo tak trzeba. Bo wypada iść na firmowy „mityng”. Kiedyś zapytałem jednego z moich kolegów, który pracuje w dużej zagranicznej korporacji: Masz spotkanie, bo to jest to, co zwykle robisz w czwartek rano? Czy, masz spotkanie, bo masz bardzo konkretny powód, żeby się spotkać? Przeczytałem kiedyś na portalu salary.com, że blisko 47 procent ankietowanych uznało spotkania, za największą stratę czasu w firmach. Myślę, że nie trzeba tutaj przytaczać, żadnych badań, żeby się z tym stwierdzeniem zgodzić.
  • Paraliż decyzyjny. Nie wiem, czy to dobra nazwa, ale mam tutaj na myśli takie sytuacje, kiedy w gruncie rzeczy, podjęliśmy już jakąś decyzję, i tak naprawdę wiemy, co mamy zrobić. Ale, tak na wszelki wypadek tej decyzji nie podejmujemy dzisiaj, tyko czekamy do jutra, albo przeciągamy o kilka dni dłużej. Chcemy coś przemyśleć. Coś rozkminić. To też jest duża strata czasu. Jeżeli wiecie co chcecie zrobić, nie czekajcie do jutra. Jeżeli wiecie jaką decyzję podjąć, podejmijcie ją teraz.

Sztuka odmawiania

Eliminowanie zadań, w dużym stopniu wiąże się z umiejętnością mówienia „NIE”.

W moim przypadku, wypracowanie nawyku „odmawiania” było chyba jedną z najtrudniejszych rzeczy, których musiałem się nauczyć, zwłaszcza wtedy, kiedy zdecydowałem się pracować na własną rękę.

Zawsze miałem takie podejście, że ludziom się nie odmawia. Jeżeli ktoś zaproponował mi udział w jakimś projekcie, przeprowadzenie wdrożenia, napisanie artykułu – nie odmawiałem. Brałem wszystko.

I to był duży błąd. Bo szybko nauczyłem się, że:

Ile razy mówię komuś TAK, tyle razy mówię komuś NIE.

W moim przypadku zazwyczaj mówiłem nie rodzinie, znajomym, fajnym rzeczom, które się wokół mnie działy, a nie były związane z pracą.

Tak już jest. Taki jest ostateczny rozrachunek. To jest gra o sumie zerowej. Żeby COŚ mieć, trzeba komuś COŚ zabrać.

Mówiąc TAK czytaniu tego wpisu, mówicie NIE wielu innym rzeczom, które moglibyście w tym czasie robić.

Eliminowanie, to świadomie decydowanie o tym, komu możecie poświęcić swój czas, a komu nie. Eliminowanie jest kwestią wyboru.

Życie produktywne, to ciągłe zadawanie sobie pytania:

Czy ja mogę obejść się bez tego lub innego zadania?

Jeśli odpowiedź jest pozytywna, odpuście sobie realizację tego zadania i zajmijcie się czymś, co przyniesie wam jakąś faktyczną korzyść.

Z jakich rzeczy możecie zrezygnować, żeby zwiększyć swoją produktywność? Są takie?