„Cool-Ściana” w projekcie

Cykl: Kreatywni
30 listopada 2013

4

Tym razem coś praktycznego… Od lat jestem wielkim fanem brytyjskiego programu motoryzacyjnego Top Gear, emitowanego przez telewizję BBC. Do jednej z moich ulubionych części serii należy tzw. „Cool-Ściana” (oryginalna nazwa: „The Cool Wall”).
Idea jest bardzo prosta. Prowadzący program – Jeremy Clarkson i Richard Hammond, wybierają kilka marek samochodów, które poddają bezlitosnej ocenie. Wykorzystują do tego czterostopniową skalą: „Seriously Un Cool”, „Un Cool”, „Cool”, i „Sub Zero”, która wyznacza poziom „fajności” danego auta. Poszczególne kategorie tworzą oddzielne kolumny na ogromnych rozmiarów tablicy, która przypomina gigantyczną ścianę. W ocenie wybranego samochodu bierze udział publiczność, która licznie otacza prezenterów w studiu. Clarkson (głównie on) przeciska się z mikrofonem w studiu, pytając o opinię i uzasadnienie werdyktu. Jest przy tym naprawdę sporo dobrej, wysokooktanowej zabawy. Zresztą zobaczcie sami.

Ostatnio, już kilka razy, pomysł „Cool-Ściany” udało mi się wykorzystać do przeprowadzenia retrospektywy w projekcie. Mimo, że praktyka retrospektywy stała się ostatnio bardzo popularna, głównie za sprawą metody Scrum, to, z powodzeniem można ją stosować w projektach, które z metodami agile nie mają nic wspólnego. Do czego zresztą bardzo was zachęcam.

Uniwersytet projektowy

Retrospektywa, to taki uniwersytet projektowy, w którym uczymy się przez doświadczenie. Po zakończeniu określonego etapu w projekcie (np. wydania produktu) lub jego kolejnej iteracji, zespół spotyka się po to, żeby pogadać o tym, jak było. Popatrzeć na proces, ludzi, narzędzia. Odsiać rzeczy dobre od złych. Sukcesy od porażek. Retrospektywa pozwala pozbyć się niepotrzebnego balastu. Podjąć działania, które kolejny etap naszych prac uczynią jeszcze lepszym od poprzedniego. To bardzo ważny moment w życiu zespołu. „Cool-Ściana” jest techniką, która pomoże wam go przeprowadzić. Poniżej, przygotowałem przykładowy scenariusz takiego spotkania.

Czas trwania

Maksymalnie 60 minut

Potrzebne materiały

  • Karteczki samoprzylepne. Ja zwykle używam większych niż standardowe 75 mm x 75mm lub po prostu kartek wyciętych z papieru.
  • Tablica, najlepiej magnetyczna. Możecie też wykorzystać tablicę korkową lub po prostu ścianę, do której wystarczy tylko odpowiednio poprzyklejać kartki z flipcharta.
  • Flipchart, przydatny jako „wieszak” na pomysły, sugestie lub inne omówienia
  • Pisaki (do tablicy, flipcharta). Dobrze jest też pomyśleć o czymś do pisania dla uczestników (np. długopisy, ołówki).
  • Magnesy lub szpilki. Przydają się zwłaszcza, gdy nie używacie karteczek samoprzylepnych, tylko papierowe fiszki.
  • Taśma samoprzylepna lub guma samoprzylepna. Jak by ci przyszło do głowy, żeby coś przypiąć do ściany.

Przygotowanie sceny

Zacznij od krótkiego zagajenia, które wyjaśni ludziom, jaki jest cel spotkania, ile potrwa, a także ustal pewne podstawowe zasady, które będą obowiązywać. Na przykład, umów się z ludźmi, że przez następną godzinę nie używamy laptopów, komórek, iPadów, czytników książek i tym podobnych rzeczy.

Zebranie danych

Następnie, podziel uczestników na grupy, po kilka osób każda. To oczywiście zależy od tego, jak duży jest wasz zespół. Jeśli dziewięć, proponuję stworzenie trzech grup po trzy osoby każda. Następnie rozdaj każdej grupie plik samoprzylepnych karteczek i poproś, żeby przez kolejne 10 minut każda z nich wypisała po 3 tematy (po jednej na karteczkę), które, zdaniem uczestników, warto przenalizować. Powinny się tutaj znaleźć rzeczy zarówno dobre, jak i złe. Praktyki i zachowania, które waszym zdaniem się sprawdziły w projekcie oraz wszystko to, co nie działało i, z różnych względów było „kulawe”. Po upływie przewidzianego czasu, zbierz wszystkie zgłoszone tematy i przypnij je na tablicy. Ja zwykle wszystkie wrzucam do kolumny „Cool”, ale możesz też użyć do tego ściany lub flipcharta.

Analiza

Teraz czas na ocenę (wreszcie!). Zrób to jak Clarkson! Zapytaj ludzi, co sądzą o każdym ze zgłoszonych tematów. Czy jest „Cool”, czy może powinniśmy go przesunąć bardzo w lewo, i umieścić w kolumnie „Un Cool”? A może to jest coś, w czym naprawdę polegliśmy, i temat powinien zostać zaklasyfikowany, jako „Seriously Un Cool” I tak dalej. Pamiętaj, że to ludzie powinni oceniać, nie ty. Twoją rola jest tylko wspieranie ich decyzji, zagrzewanie do dyskusji, prowokowanie ich myślenia.

Decyzja, co robimy

Skup się jedynie na tych tematach, które znalazły się w kolumnie „Un Cool” i „Seriously Un Cool”. Poproś zespół o przygotowanie kilku propozycji działań, które przyczynią się do rozwiązania zauważonych problemów w przyszłości. Możesz je wypisać bezpośrednio na tablicy (tuż obok omawianych tematów) lub przykleić na samoprzylepnych kartkach. Teraz, poproś zespół, żeby wybrał te zadania, które w danym momencie są dla niego najważniejsze. W tym celu, stosuję zwykle bardzo prostą metodę. Rozdaję każdemu uczestnikowi spotkania kilka samoprzylepnych „kropek” (bez problemu do kupienia w większości sklepów z materiałami biurowymi, kropki możesz też robić pisakiem), i przeprowadzam głosowanie. Ustalam regułę, że każdy ma do rozdysponowania dokładnie 10 kropek. Zmiany, które jego zdaniem mają najwyższy priorytet dostają 4 kropki, mniejszy 3, jeszcze mniejszy 2 i te najmniej istotne – tylko jedną kropkę. Spośród zmian wspólnie wybieramy trzy, cztery, które uzyskały najwyższą pozycję we wspólnym rankingu. Tylko nimi zaprzątamy sobie głowę w kolejnej iteracji projektu.

Zamknięcie spotkania

Zakończ spotkanie – podziękuj za dyskusje i pomysły. Zbierz proponowane zmiany i umieść je w widocznym miejscu, najlepiej w pokoju zespołu. Tak, żeby każdego dnia pamiętać o tym, co chcemy zmienić, poprawić.

***

Więcej na temat przeprowadzania retrospektywy w projekcie, znajdziecie w mojej książce „Scrum. O zwinnym zarządzaniu projektami”.