7 sprawdzonych tipów, jak prowadzić zdalną retrospektywę

Cykl: Kreatywni
10 marca 2016

4

W Scrumie, każdy sprint kończy retrospektywa. To absolutnie ostatni przystanek w drodze naszych iteracyjnych zmagań.

Retrospektywa to Myślodsiewnia Sprintu. Zespół Deweloperski, Scrum Master i Właściciel Produktu spotykają się razem, żeby, podobnie jak Harry Potter w wielkiej kamiennej misie, zobaczyć to, co wydarzyło się w sprincie. Popatrzeć na proces, ludzi i narzędzia. Odsiać rzeczy dobre od złych. Sukcesy od porażek.

Retrospektywa pozwala pozbyć się niepotrzebnego balastu. Podjąć działania, które kolejny sprint uczynią jeszcze lepszym od poprzedniego. To bardzo ważny moment w życiu każdego zespołu.

W zespołach zdalnych jest trudniej

Organizacja i przeprowadzenie reatrospektywy w zespołach zdalnych może być niemałym wyzwaniem.

Bo wzajemnie się nie widzimy. Czyjeś gesty, mimika twarzy, postawa ciała – wszystko jest dla nas zakryte.

Robimy więc wszystko, żeby zasymulować realność – fizyczny kontakt, bliskość, relacje.

7 sprawdzonych tipów prowadzenia zdalnych retrospektyw

Dzisiaj przygotowałem dla Was 7 sprawdzonych tipów, które na co dzień wykorzystuję podczas pracy z wirtualnymi zespołami.

  1. Wybierzcie organizatora. Niby „oczywista oczywistość” – jak mawiał klasyk. A jednak w praktyce, różnie z tym bywa. Bycie organizatorem, to bardzo odpowiedzialna „fucha”. Organizator, jak sama nazwa wskazuje – organizuje to spotkanie. 🙂 Przygotowuje narzędzia, wysyła ludziom zaproszenia, materiały do spotkania. Organizator dba również o to, żeby wszystkie akcje z waszej retrospektywy zostały odpowiednio zebrane i udokumentowane, co później ułatwi wam ich dalsze śledzenie.
  2. Zadbajcie o dobry sprzęt. Kiepski sprzęt to prawdziwy „killer” wszystkich zdalnych spotkań. Przez „sprzęt” rozumiem tutaj: dobre połączenie, zestaw słuchawkowy z mikrofonem (absolutnie nie używajcie wbudowanych mikrofonów w laptopie, bo jakoś dźwięku jest fatalna), kamerki, narzędzia do wideokonferencji.
  3. Kamerka – bezcenna. To jest absolutny „MUST HAVE”, jeżeli na serio myślicie o pracy zdalnej. Kiedy po raz pierwszy prowadziłem wirtualne spotkania w firmie, kamerki czy w ogóle narzędzia do wideokonferencji nie były aż tak popularne i powszechnie dostępne. Dzisiaj jest zupełnie inaczej. Prawie każdy laptop ma wbudowaną kamerkę. A jeżeli nie ma, za naprawdę niewielkie pieniądze można kupić coś naprawdę sensownego. Ja na przykład używam kamerki Logitech C920 HD PRO, z której jestem bardzo zadowolony.
  4. Użyjcie odpowiednich narzędzi. Jeżeli zespół siedzi w jednej lokalizacji, zorganizowanie wspólnej sesji grupowej nie jest żadnym problemem. Na sali stoi flipchart. Uczestnicy dzierżą w dłoniach kolorowe samoprzylepne karteczki, które każdy może łatwo wziąć i coś na nich zapisać. Żeby takie samo spotkanie przeprowadzić w wirtualnym świecie, chcąc nie chcą, potrzebujecie elektronicznego narzędzia. Bo inaczej się nie da. Na rynku jest ich całe mnóstwo i naprawdę jest w czym wybierać. Tutaj jest lista narzędzi, z których sam najczęściej korzystam. Poeksperymentujcie! 🙂
    5.Znajdźcie zaciszny kąt. Wiem, że wiele osób lubi się „wdzwaniać” na różnego rodzaju wirtualne spotkania, siedząc za biurkiem. Pamiętajcie jednak, że retrospektywa to zupełnie inny rodzaj spotkania. Wymaga dużo większego skupienia i zaangażowania z waszej strony, niż podczas zwykłego spotkania. 😉 Żeby to osiągnąć, potrzebujecie na chwilę odizolować się od reszty firmowego świata. Jeżeli pracujecie z domu, pomyślcie o tym, żeby raczej nie towarzyszył wam pies, kot, czy kanarek. To na początku spotkania jest bardzo sympatyczne, jak jego użytkownicy mogą usłyszeć waszego „pieszczoszka”, ale na dłuższą metę może być irytujące.
  5. Rundka Check-in. To jest coś, czego nauczyłem się od Briana Robertsona, twórcy holakracji i bardzo przydaje się przy prowadzeniu wirtualnej retrospektywy. Rundka check-in polega na tym, że na początku spotkania każdy z jego uczestników w kilku zdaniach dzieli się z pozostałymi osobami tym, co przyciąga jego uwagę. Podczas „check-in’u” możecie powiedzieć absolutnie wszystko. Na przykład: „nie piłem dzisiaj kawy i mam bardzo zły dzień. Bez kija nie podchodź”. Check-in przy spotkaniach na odległość ma jeden podstawowy cel. Pozwala wam być „tu i teraz”, oderwać się od tego, co was otacza i skupić się na retrospektywie. Rundka check-in dostarcza też bardzo cennych informacji dla waszego zespołu. Ktoś zwykle był miły i serdeczny, a dzisiaj jakby ktoś mu nadepnął na odcisk. Okazuje się, że to brak kawy jest przyczyną. 😉
  6. Róbcie sobie przerwy. Na podstawie swojego doświadczenia mogę wam powiedzieć, że zdalna retrospektywa nie powinna trwać dłużej niż 90 minut. Jeżeli potrzebujecie więcej czasu, zróbcie sobie piętnastominutową przerwę. I później wróćcie do gry. Wirtualna retrospektywa dużo bardziej angażuje uczestników, niż fizyczne spotkanie, gdzie ludzie potrafią siedzieć 2-3 godziny bez żadnej przerwy, choć i to jest niehigieniczne.

Pracujecie w zespołach rozproszonych? Jak sobie radzicie z retrospektywami? Zdradźcie mi swoje patenty!